La caja (TPV): vender paso a paso

La pantalla de venta

Abre la caja desde Logística → Ventas → Nuevo, o con el atajo Nueva venta de las acciones rápidas. La pantalla tiene dos partes: a la izquierda, el buscador y los elementos de la venta; a la derecha, la información de la venta (tienda, total, descuento global, forma de pago, código promocional, anticipos y el documento que se emitirá). Si trabajas en más de una tienda, elige la Tienda antes de empezar.

Pantalla Nueva venta sin cobrar y vacía, que invita a escanear o buscar un artículo, con la información de la venta a la derecha — Una venta nueva, «Sin cobrar»: arriba la tienda, el buscador, Incluir reservas y Línea libre; la tabla invita a empezar («Escanee o busque un artículo para empezar la venta.»). A la derecha, el total, el descuento global, el código promocional, el cliente con el documento que se emitirá («Se emitirá Factura simplificada (ticket)» y ¿Quién compra?), la forma de pago, el anticipo y Cobrar, que dice el importe que cobra.

Vender, paso a paso

Escanea el código, o escribe en el buscador («Escanee un código o busque por ISBN o título»; F2 lo enfoca desde cualquier sitio). Al escribir aparece una lista con el tipo (libro, artículo, código rápido, envase, lote), el código y el título, con lo escrito resaltado; muévete con ↑ ↓, añade con ↵ y cierra con Esc. Si la lista se corta, lo dice («Los primeros 15 resultados…: siga escribiendo»). Solo ofrece las existencias de las tiendas de la entidad fiscal de la tienda elegida: lo que compró otra entidad no se vende desde esta caja.
Si el artículo está en varias ubicaciones se abre Procedencia de la existencia, con una tarjeta por ubicación y lo que tiene; la primera está elegida y ↵ la toma, las flechas cambian de tarjeta. Escanear otra vez lo mismo suma una unidad a la misma línea.
Cada línea dice su código, su ubicación, el PVP y debajo «Base … · IVA … %»; las unidades se cambian con − y + o escribiéndolas, y − en 1 pregunta si se quita. El precio lo pone eLibreria: el PVP de la compra de la que sale la unidad, o el de la ficha; si no es el que debes cobrar, se corrige en la misma línea (ver Corregir el precio de una línea). El descuento se pone por línea o con Descuento global, que se aplica a las líneas en las que no escribiste uno y no se guarda para la venta siguiente.
Si la venta es de un cliente, pulsa ¿Quién compra?: búscalo o créalo con Nuevo cliente (con su NIF y su nombre; para emitirle una factura, también su dirección), elige qué es en esta compra y pulsa Listo. Nada cambia en la venta hasta Listo; Cancelar lo deja como estaba.
En Forma de pago elige la pestaña: Efectivo (escribe lo entregado y la caja dice lo que hay que devolver), Tarjeta, Vale (escanea o escribe su código y pulsa Añadir vale), Cheque/bono (quién lo paga y su referencia) o, con un cliente que tenga saldo, Saldo del cliente, que añade lo que el saldo cubre. Para pagar una parte de una forma y el resto de otra, + Añadir otro pago (mixto) (ver Cobrar con varias formas de pago o con un vale).
Pulsa Cobrar o F9: dice el importe que cobra y debajo cómo se cobra y qué documento se emitirá. Se emite el documento, la mercancía sale y se abre la venta cobrada.

Lo que no es un artículo con existencias (un envoltorio, una fotocopia) se cobra con una línea libre: pulsa Línea libre, escribe el concepto, elige la Clase fiscal y escribe el precio. La lista ofrece solo las clases fiscales que tienen impuesto en el territorio de la tienda elegida en la caja, y cada una dice el impuesto que lleva ahí («General · 21,00 %»): el impuesto lo pone la clase, no se elige aparte. Un código rápido trae ya su clase. Al cobrar, cada línea guarda la clase fiscal con la que se vendió (la de su artículo, la del código rápido o la elegida), y no cambia aunque después se cambie la clase del artículo.

Si una línea no se puede cobrar (sin impuesto, sin unidades, con un impuesto del otro territorio…), la caja la marca en rojo, dice por qué debajo del panel y deja los botones de cobro desactivados hasta que la corrijas o la quites; el resto de líneas sigue mostrando su importe. Un código promocional que no existe se dice debajo de su casilla.

Corregir el precio de una línea

El PVP y el total de cada línea son casillas. Si el precio que trae eLibreria no es el que debes cobrar (una etiqueta distinta, un precio acordado con el cliente), escríbelo en una de las dos y pulsa ↵:

En PVP, el precio de una unidad: el total se recalcula con las unidades. Si después cambias las unidades, el PVP se mantiene.
En Total, lo que debe costar la línea entera: eLibreria lo divide entre las unidades y redondea al céntimo (1,00 € por 3 unidades son 0,33 € cada una, y la línea queda en 0,99 €). Si después cambias las unidades, el total escrito se mantiene y el PVP se recalcula.

La línea dice Precio corregido y ofrece Volver al precio, que devuelve el precio de eLibreria. Un importe que no lo es («doce») o negativo se dice debajo de su casilla, que queda marcada, y el resto de la venta no cambia. El descuento se aplica sobre el precio corregido como sobre cualquier otro.

Al cobrar, el ticket imprime «Precio corregido» bajo la línea; la venta cobrada lo dice con el precio que tenía la ficha («Precio corregido; el de la ficha era 9,00 €»), y el Registro de actividad guarda una fila «Precio corregido» con quién cobró y el código de la venta. Un lote de varios impuestos, que la caja muestra como un bloque de varias filas, no tiene estas casillas.

Un ejemplo completo

Una clienta se lleva un «Lote escolar», el libro «La isla de los libros», una caja de 20 bolígrafos y un bolígrafo suelto.

Buscador de la caja que, al escribir lote, ofrece el Lote escolar como artículo y como lote, y el Lote de lectura — Al escribir «lote», la búsqueda ofrece el «Lote escolar» (como Artículo y como Lote) y otro lote, con lo escrito resaltado y, al pie, cuántos resultados hay y las teclas.

Buscador de la caja que ofrece el envase de 20 bolígrafos al escanear el código de la caja — El código de la caja ofrece «Envase de 20 · Bolígrafo azul ×20».

Al pedir el bolígrafo suelto, como hay sueltos en dos ubicaciones, la caja pregunta de cuál sale y cuántos hay en cada una. Ofrece primero las que venden y después las demás, y marca un almacén con «Almacén» y un sitio que no es vendible (ejemplares dañados, por ejemplo) con «No vendible»:

Diálogo Procedencia de la existencia de Mareas de papel con la Mesa de novedades elegida y el Almacén marcado como almacén — Procedencia de la existencia de «Mareas de papel»: la Mesa de novedades (2 disponibles), que vende, va primera y elegida; el Almacén (1) va después, con la marca «Almacén».

Si el ejemplar sale de un almacén, la línea lo dice debajo de su ubicación («Este ejemplar sale de «Almacén», un almacén.») hasta que se cobra; si sale de un sitio no vendible, lo dice en rojo y pide comprobar el ejemplar. No se impide nada: es un aviso para quien cobra. Lo mismo ocurre cuando solo hay ejemplares en uno de esos sitios (la caja lo toma sin preguntar, pero avisa), al pedir más unidades de las que tiene una estantería y en «Cambiar por otro artículo».

La caja agrupa cada artículo en un bloque: la cabecera dice el título, el código y el total del artículo, y debajo va una línea por cada ubicación de la que salen las unidades, con su precio sin impuesto, su clase fiscal y su impuesto (columna Clase fiscal, por ejemplo «Libros · 4,00 %»), su PVP, las unidades, el descuento y el total. Todos los importes los calcula eLibreria; la papelera del bloque quita el artículo entero. Si un envase se abre al vender un suelto, un aviso azul lo dice sobre las líneas.

Venta con dos bloques de libros, uno de ellos con una línea por ubicación, y el botón Cobrar con el total de 50,95 euros — Dos ejemplares de «La isla de los libros» y uno de «Cuentos del volcán»: un bloque por libro, 36,00 € y 14,95 €. Los dos ejemplares de «La isla de los libros» salen de ubicaciones distintas, así que su bloque tiene una línea por ubicación (Mesa de novedades y Escaparate). Cobrar ya dice el total, 50,95 €.

La vista de la venta y el ticket

Al cobrar, la venta queda emitida y la pantalla cambia a la vista de la venta cobrada: el título «Venta» con el número del documento y la marca Cobrada; debajo, «Emitida como Factura simplificada …» (un enlace al documento) y la tienda. Arriba a la derecha, Imprimir ticket, Ticket regalo (el mismo ticket sin importes) y Nueva venta (también con la tecla F2, que abre la venta nueva con el buscador listo).

Todo lo que se ve es lo que se emitió, como texto y sin ningún campo: las Líneas de la venta con su concepto, su código, su PVP y debajo «Base … · IVA 21,00 %», las unidades, el descuento y el total; y el panel oscuro con el Total cobrado, la Forma de pago de cada pago, el documento, el cliente («Sin datos de cliente» si no lo hay) y el código promocional. Si después cambia un impuesto o se agota una promoción, la venta sigue diciendo lo que se cobró. En Acciones sobre la venta están, cuando la venta los permite, Hacer factura, Devolución, Cambiar por otro artículo y, en un anticipo, Anular anticipo junto al Saldo del anticipo. Una venta de antes de la facturación actual conserva su número y lo dice: «Venta registrada antes de la facturación actual: se muestra lo que se guardó.»

Vista de la venta cobrada T26-0000000105, pagada con tarjeta y en efectivo, con sus líneas, el total cobrado y sus acciones — La venta T26-0000000105 emitida, pagada en parte con tarjeta y en parte en efectivo.

El ticket es una factura simplificada: nombre comercial y razón social, NIF y dirección de la librería; número y fecha; cada línea con unidades, impuesto y total; la base y la cuota de cada tipo de impuesto; el total y cómo se pagó. Si lo imprimes otra vez, sale marcado Duplicado. Los datos de la librería se toman en el momento de la venta: si mañana cambia tu dirección, los tickets de hoy siguen diciendo la de hoy. Los textos de cabecera y pie («Gracias por su visita») se configuran en Mensajes de factura simplificada.

Ticket impreso de factura simplificada con datos de la librería, código de barras, mensaje de cabecera, líneas, desglose de IVA, total, formas de pago y mensaje de pie — El ticket impreso (factura simplificada) de esa venta: datos de la librería, número con código de barras, el mensaje de cabecera, las líneas, el desglose por tipo de impuesto, el total, las dos formas de pago y el mensaje de pie.

Las reservas de la caja

Mientras un libro está en la pantalla de una caja, queda reservado para esa caja: otra caja no puede venderlo al mismo tiempo. La reserva se renueva sola mientras la caja está abierta y caduca si se cierra la pantalla sin cobrar, así que un libro nunca se queda bloqueado. Si al cobrar otra caja se adelantó, eLibreria rechaza esa línea diciendo cuál.

Vender lo apartado para un cliente. Las unidades se apartan en la compra de la que vinieron: en la línea guardada, Unidades que no están a la venta → Reservadas. Desde entonces ninguna caja las ofrece. Cuando el cliente viene a recogerlas, marca Incluir reservas antes de escanear y elige la ubicación donde está el libro: la caja toma una unidad libre de esa ubicación si la hay y, si no, una de las reservadas. En cuanto la caja la toma, deja de estar reservada: si luego quitas la línea o no cobras, la unidad queda a la venta y hay que volver a reservarla en la compra. La reserva no guarda el nombre del cliente: anótalo en el libro.

El cliente de la venta y el documento que se emite

Elegir un cliente pone la venta a su nombre: aparece en su ficha, su saldo puede pagarla y, si se devuelve o se anula, lo pagado con su saldo vuelve a su saldo. Que el documento lleve sus datos es otra cosa, y la caja lo dice debajo del cliente («Se emitirá…»):

Quiere sus datos en la factura sale marcado cuando su ficha está completa para facturarle; si lo desmarcas, se entrega un ticket sin sus datos y la venta sigue a su nombre. Marcado, la venta se documenta con una factura simplificada cualificada (serie SC), que ya lleva sus datos: no aparece en Canjear tickets y no se puede juntar después con otras compras en una sola factura. Si el cliente quiere más adelante una factura con varias compras, desmárcalo: cada compra será un ticket a su nombre y luego se canjean todos juntos.
Por encima de 400,00 € hay que decir quién compra, y por encima de 3.000,00 € no se puede entregar un ticket: entonces el documento lleva los datos del cliente aunque no los pida, y la caja lo avisa. Lo mismo si es una empresa o un profesional que compra para su negocio.
Si a la ficha le falta algo para facturarle (NIF, dirección), la caja dice qué falta; mientras el importe permita un ticket, la venta se cobra como ticket a su nombre.
Cuando una venta descuenta un anticipo, el documento sigue al del anticipo: si el anticipo fue un ticket, la venta también lo es.

Las series del año en la caja. Cada documento de la caja se numera en una serie del año de la tienda (ver Series por tienda). Desde el 15 de diciembre (en la hora de la tienda), si a la tienda le faltan las series del año siguiente, la caja lo dice en una línea discreta a todos los que cobran; no impide cobrar. El 1 de enero, si siguen faltando, la caja no cobra y lo explica: «La tienda … no tiene la serie de … de 2027: avise a un administrador para que la cree en «Series por tienda».». Las devoluciones y los cambios lo dicen igual.

Documentos que emite la caja

Ticket (factura simplificada): lo normal.
Factura simplificada cualificada: un ticket con los datos del cliente (NIF y domicilio), para los casos que permite la ley.
Factura completa: con todos los datos del cliente.
Si un cliente pide factura de un ticket ya cobrado: Canjear tickets.

Cobrar con varias formas de pago o con un vale

En Forma de pago, en Efectivo o Tarjeta, pulsa + Añadir otro pago (mixto), escribe el importe (vacío: el resto) y pulsa Añadir pago; luego elige la pestaña del resto.

Un vale no lleva importe: en la pestaña Vale, escribe o escanea el código del vale impreso en el justificante de la devolución y pulsa Añadir vale. Paga lo que le queda, nunca más de lo que falta, y la caja rechaza un código ya gastado o ya añadido. Si el cliente ha perdido el papel, el código está en la vista de la venta devuelta y, para el administrador, en Logística → Promociones → Vales de devolución, que dice además lo que le queda (ver Los vales de devolución).

Pagos añadidos los lista con lo pagado y lo pendiente, y Cobrar cobra lo pendiente con la pestaña elegida (efectivo o tarjeta); debajo dice «Pago mixto · …».

El saldo del cliente es dinero a favor de un cliente concreto, que solo ese cliente puede gastar. Se ofrece como pestaña Saldo del cliente cuando la venta tiene un cliente con saldo, y añade lo que el saldo cubre.

Venta de 19,90 euros pagada en parte con un vale de devolución de 12,90 euros, con lo pendiente, los anticipos desplegados y Cobrar con los 7,00 euros que faltan — Un vale añadido por su código paga 12,90 € de una venta de 19,90 €: Pagos añadidos lo lista, Pendiente dice los 7,00 € que faltan y Cobrar cobra eso. Debajo, los anticipos desplegados: Cobrar anticipo - Efectivo, Cobrar anticipo - Tarjeta y Descontar anticipo.

Cobrar un anticipo y descontarlo después

Un anticipo sirve para que el cliente pague antes algo que la tienda todavía no tiene para vender: un libro que hay que pedir. Si el libro está en la estantería, no hace falta anticipo: se vende. Como la caja no deja vender un artículo sin existencias disponibles, el anticipo se cobra sobre una línea libre:

Pulsa Línea libre, escribe el concepto (por ejemplo «Encargo: título del libro»), elige la Clase fiscal de lo encargado y escribe su precio (ver la línea libre).
Elige el cliente con ¿Quién compra?, si quieres que el anticipo quede a su nombre.
Abre Anticipo ▾ en el panel, escribe lo que deja el cliente (nunca más que el total de la pantalla) y pulsa Cobrar anticipo - Efectivo o Cobrar anticipo - Tarjeta. Se emite un ticket (o una factura) por ese importe, con su número: es el justificante que se queda el cliente. Guarda su número.
Cuando el libro llega, recíbelo en una compra como cualquier otro (ver Compras y albaranes).
Cuando el cliente viene a buscarlo, véndelo en la caja, escribe el número del anticipo en Número del anticipo y pulsa Descontar anticipo: la caja muestra el Resto a pagar y se cobra como siempre. El número se busca entre los anticipos de la entidad fiscal de la tienda de la caja; si no existe o está anulado, la caja lo dice. El ticket, la vista del documento y su impresión en A4 dicen, debajo de lo vendido, «Anticipo deducido T-… del …» con lo descontado en negativo, y su total y su cobro son lo que el cliente paga ese día.

Si el cliente renuncia al encargo, abre la venta del anticipo (por su número, en la lupa de cabecera o en Logística → Ventas) y pulsa Anular anticipo: devuelve lo que quede del anticipo, todo o una parte (el importe se escribe con coma o con punto), con la forma que elijas. No hace falta reservar ejemplares para un anticipo: lo que se paga es lo que aún no está en la tienda, y al cobrarlo la caja suelta lo que tuviera retenido.

Leer en el blog: Encargos con anticipo: cobrar antes un libro que aún no tienes, con la diferencia entre un anticipo y una reserva.

Promociones, códigos rápidos y cambios

Promociones (Logística → Promociones): códigos de descuento con sus fechas de validez. El vendedor los escribe en Código promocional.
Códigos rápidos (Logística → Códigos rápidos): conceptos con precio e impuesto que se venden sin existencias (fotocopias, encuadernación…).
Cambiar por otro artículo (en la vista de una venta): el cliente devuelve un artículo y se lleva otro; eLibreria calcula la diferencia y hacia qué lado va. Ver Cambiar un artículo por otro.

Listado de promociones con sus códigos de descuento y fechas de validez — Logística → Promociones.

Listado de códigos rápidos con concepto, precio e impuesto — Logística → Códigos rápidos.

El listado de ventas

Logística → Ventas lista todas las ventas con su número, tipo, empresa (Entidad fiscal), tienda, fecha, total y quién las hizo (y, cuando VERI*FACTU esté activo, su estado en la AEAT), con filtros y Exportar CSV. La empresa y la tienda se eligen en una lista que solo ofrece las tuyas; el total se filtra escribiéndolo como lo ves («1.234,50»). El ojo abre la vista de la venta, desde la que se devuelve, se cambia, se pide factura o se reimprime. También puedes llegar a una venta escribiendo su número en la lupa de cabecera.

Listado de ventas con número, tipo, tienda, fecha, total y vendedor — El listado de ventas.