Conceptos básicos: existencias y capas

Los conceptos, uno a uno

Concepto	Qué significa en eLibreria
Artículo y libro	La ficha de lo que vendes: código (EAN o ISBN), título, precio de venta (PVP) y clase fiscal. Un libro es un artículo con datos de libro (autores, editorial…). Se gestionan en Base de conocimiento → Libros y → Artículos.
Existencias	Las unidades físicas que tienes. No son fichas: son cantidades de un artículo en un sitio.
Tienda (local)	Cada establecimiento. Tiene sus localizaciones y sus series de documentos. Logística → Locales.
Localización	Un sitio dentro de una tienda: la sala, el escaparate, el almacén, la estantería de apartados… Logística → Localizaciones.
Propiedad	Propio: la mercadería es tuya (comprada en firme). Depósito: sigue siendo del proveedor hasta que se vende o se liquida.
Estado	Nuevo, Exposición o Dañado.
Compra (albarán)	Lo que entra de un proveedor, con sus líneas: artículo, cantidad, precios y dónde se coloca.
Capa (lote de compra)	Cada línea de compra crea una «capa»: un lote de unidades que comparten coste, PVP e impuesto. Sirve para saber cuánto te costó cada unidad vendida y qué hay que devolver o pagar a cada proveedor.
Reserva	Unidades apartadas para alguien (un cliente, una caja abierta). Siguen en la estantería, pero no se pueden vender a otro.
Documento fiscal	Ticket (factura simplificada), factura simplificada cualificada, factura completa, rectificativa o canje. Ver Documentos y facturación.

Físico, reservado y disponible

Físico es lo que hay en la estantería. Reservado es la parte apartada (un cliente que viene a recogerlo, o un libro que otra caja tiene en pantalla). Disponible = físico − reservado: es lo que se puede vender ahora. Por eso las pantallas distinguen las tres cifras.

Las capas de la mercadería

Cada cantidad de existencias está identificada por sus «coordenadas»: el artículo, la localización, la propiedad (propio o depósito), el estado (nuevo, exposición, dañado) y la capa, es decir, la compra de la que viene (por ejemplo, «albarán C-231, coste 12,50 €»). Por ejemplo: «12 unidades de El nombre del viento en la Sala de la tienda Centro, en depósito, nuevas, de la compra C-231».

¿Por qué importan las capas?

Imagina que compraste el mismo libro dos veces: 10 unidades en firme a 12 € y 5 en depósito a 13 €. En la estantería son 15 libros iguales, pero para tu contabilidad no lo son: unos ya son tuyos y otros hay que devolverlos o pagarlos al proveedor. Las capas permiten que eLibreria sepa, en cada venta:

cuánto te costó la unidad vendida (para el margen y el informe de costes);
a qué proveedor y a qué albarán pertenece (para la liquidación del depósito y el informe «Ventas por albarán»);
qué PVP tenía esa compra, si difiere del de la ficha.

¿Quién elige la capa? La regla «margen primero»

Tú no tienes que elegirla. eLibreria aplica una regla fija, «margen primero»: de todas las unidades disponibles en esa localización, toma primero la que más margen te deja (y, a igualdad, la más antigua). La misma regla se usa al vender y al mover mercadería, para que el resultado sea siempre previsible. Si alguna vez necesitas que unas unidades concretas pertenezcan a otra compra, usa Corregir compra (ver Consultar y mover existencias).

El libro de movimientos

Cada operación deja un asiento en el libro de movimientos, con su tipo, la fecha en que tiene efecto, quién la hizo y, cuando hace falta, el motivo. Estos son los tipos que verás nombrados:

Movimiento	Cuándo ocurre
Recepción	Se guarda una compra: las unidades entran desde el proveedor.
Venta	Se cobra en caja: las unidades salen hacia el cliente. Una unidad en depósito se convierte en propia en ese mismo momento (se la compras al proveedor al venderla).
Devolución de cliente	Un cliente devuelve: las unidades vuelven a la localización de la que salieron, con la propiedad que tenían antes de la venta.
Devolución a proveedor	La liquidación o una devolución de parte de un albarán.
Traslado	«Mover» entre localizaciones, de la misma tienda o de otra.
Ajuste	«Retirar» (pérdida, daño, robo) o «Recuperar» lo retirado.
Corrección de capa	«Corregir compra»: las unidades pasan a otra compra del mismo artículo, sin moverse de sitio.
Envases y lotes	Apertura de envase, montaje y desmontaje de lotes. Ver Envases, packs y lotes.
Anulaciones	Anular una venta o una devolución deshace su efecto con un asiento contrario; el original queda en la historia.

Conceptos básicos: existencias, capas y movimientos