Documentos fiscales y facturación

Los documentos

Un documento emitido no se modifica ni se borra: se corrige con otro documento. Cuándo rectificar y cuándo anular, en Rectificar y anular.

La lista de documentos: Facturación

Contabilidad → Facturación reúne todos los documentos emitidos, los de la caja y los del editor de facturas: fecha, tipo, cobro, estado fiscal, número, serie, empresa, cliente o proveedor y total, con filtros. La Fecha es la del documento —el día en que se emitió—, y un borrador dice «Borrador» con el día en que se empezó (el de la tienda) al lado; el filtro de mes busca por esa fecha, así que un borrador empezado el 29/09 y emitido el 02/10 es de octubre. El Tipo dice qué es cada documento con las mismas palabras que su vista: Factura emitida, Ticket, Factura rectificativa o Factura recibida. Cobro dice si está pagado y solo ofrece los estados que algún documento tiene. En cada fila, la impresora imprime el documento y la lupa abre su vista. Nuevo abre el editor de facturas; en él, la forma de pago y los vencimientos son opcionales (ver Hacer una factura con el editor). Una venta de la caja no se factura aquí: se canjea.

Un empleado ve en esta lista los documentos de las ventas de su tienda y los demás documentos (facturas del editor, proformas) de la entidad fiscal de su tienda; un administrador, todos.

Hacer una factura con el editor

Usa el editor de facturas para facturar lo que no sale de las existencias: un servicio, un concepto. Sus líneas son conceptos libres y no descuentan existencias. Si un cliente quiere factura de algo que ya pagó en la caja, no hagas una factura nueva: canjea el ticket.

Libros para un colegio. La mercancía sale por la caja: elige el colegio como cliente y se emitirá una factura completa con sus datos. La caja cobra en el momento (efectivo, tarjeta, vale, cheque o saldo del cliente); eLibreria todavía no tiene venta con pago aplazado en caja.

1. Contabilidad → Facturación → Nuevo abre Nueva factura en la pestaña Factura emitida (Factura recibida sirve para registrar la de un proveedor). Elige la Entidad fiscal arriba a la derecha (si solo hay una, ya viene elegida) y la Serie de factura: el número se asigna al emitirla. Deja vacía la Fecha de operación salvo que la operación fuera otro día: vacía, es el día en que se emita.
2. En la tarjeta Destinatario, busca al cliente por su nombre, su razón social o su NIF: la lista dice cuántos coinciden y marca lo que has escrito. Si no está, la última fila, Escribir los datos de un cliente nuevo, abre Datos del cliente: un cliente necesita su NIF, su razón social y su dirección (calle, código postal y ciudad); el email y el teléfono son opcionales. Guardar cliente lo guarda en el directorio y lo elige; Cerrar no cambia nada. Con el cliente elegido, Editar datos corrige su ficha y Quitar lo deja sin elegir. Si el cliente está en recargo de equivalencia, la tarjeta lo dice («Recargo de equivalencia: sí»); en una entidad de Canarias no sale nunca.
3. Escribe las líneas: concepto, unidades (números enteros), precio, descuento e impuesto. Cada línea nueva propone el impuesto de la de arriba; cámbialo si no es el suyo. Una línea vacía no cuenta. Si activas Precios con IVA incluido (en una entidad de Canarias, Precios con IGIC incluido), el precio que escribes es el final y la factura suma exactamente esos importes: 10,00 € con IVA son 10,00 €, sin céntimos de menos; el otro precio lo pone eLibreria. Una factura con retención se escribe con precios sin impuestos. Una línea a 0,00 € es un regalo y se acepta; una línea sin unidades, no: «Para guardar falta» nombra sus unidades. Los importes y el descuento se escriben con coma («12,5» queda en «12,50»).
4. El panel oscuro de la derecha es el resumen: Total factura, los subtotales por impuesto, la base, los impuestos, las retenciones y, si hay retención, el Total a pagar. Si una línea no puede facturarse (por ejemplo, no tiene impuesto), la línea se marca con el motivo, el panel no da total y ofrece Ir a la línea.
5. En Cobro, la Forma de pago es opcional (Sin indicar) y los Vencimientos se activan con su interruptor. El primero nace con la fecha de hoy y el último se queda siempre en 100 % del resto; Añadir vencimiento pone otro delante, en cantidad o en porcentaje del resto. El cargo y lo que queda de cada uno los calcula eLibreria, no la pantalla. La fecha de la factura y la de cada vencimiento se pueden escribir (dd/mm/aaaa) o elegir en el calendario; una fecha que no existe se marca con «Escriba una fecha como 03/10/2026.». En un borrador ya guardado, el calendario de cada vencimiento sigue sin dejar elegir un día anterior al del vencimiento de antes.
6. Pulsa Guardar y ver (en su menú, Guardar y nueva; en un borrador ya guardado, Guardar). Mientras falte algo, el botón se ve apagado y debajo dice qué falta («Para guardar falta: el cliente…»). Si eLibreria rechaza un dato, lo dice junto a ese campo. La etiqueta del título dice Borrador sin guardar o Borrador guardado; un borrador guardado ya no cambia de pestaña.
7. En la vista, un borrador dice «Sin número todavía» y enseña sus pasos: Creada, Borrador y en qué se convertirá (una factura recibe su número; una proforma, su número de proforma; una recibida conserva el del proveedor). Emitir (Registrar en una recibida) abre un diálogo con los avisos de facturación tardía, si los hay, y pide confirmación; la factura toma su número y ya no cambia. Editar y Borrar están al lado.

En una pantalla de menos de 1280 píxeles de ancho, el resumen va debajo y una barra fija abajo mantiene a la vista el total y Guardar y ver.

La vista de un documento

Arriba, qué es (Factura emitida, Ticket, Proforma, Factura rectificativa, Factura recibida…), su número y una sola etiqueta con su estado (Pendiente, Pagada, Anulada; en un ticket, Pagado, Anulado), y debajo la serie, el día de la operación y cuándo se emitió. El documento muestra el emisor y el cliente (en una recibida, el proveedor y el receptor), las líneas, los impuestos y los totales; la línea «Recargo de equivalencia» solo sale en las entidades de territorio común, nunca en las de Canarias. A la derecha, el total y las Acciones sobre el documento que te corresponden; un empleado, que no las tiene, lee que las hace un administrador. Debajo, el estado y su histórico, con el más reciente arriba. Imprimir la saca para entregarla o guardarla en PDF.

Cobrar una factura

En la vista de una factura emitida, el apartado Cobro (Pago en una recibida) lista los vencimientos; cada uno sin pagar se marca con Marcar como pagado cuando se cobra, y entonces dice «Pagado el» y el día en que se cobró. Una factura sin vencimientos queda Pendiente hasta que pulses Marcar como cobrada. Las horas del historial, de una anulación y de un cobro son las del territorio de la entidad (en Canarias, una hora menos que en la Península).

Facturas recibidas

En la pestaña Factura recibida, el proveedor se busca o se escribe en Datos del proveedor como un cliente (un proveedor necesita además email, teléfono y país), y las líneas llevan los precios del proveedor, sin impuestos. El N.º de la factura recibida no puede repetirse para ese proveedor (otro proveedor puede usar el mismo): se comprueba mientras lo escribes y otra vez al elegir el proveedor, y debajo dice «Número libre para este proveedor» o que ya está registrado. Los vencimientos van en Pago y son opcionales. Desde la vista, una recibida se registra.

Formas de pago de facturas

Las formas de pago de facturas (Contabilidad → Formas de pago de facturas) son los textos que imprime una factura del editor para decir cómo se pagará («Transferencia a 30 días», con tu cuenta bancaria en la descripción). La descripción es texto: se escribe tal cual, con sus saltos de línea, y así se imprime. En la caja no se usan: allí se elige la forma de pago en cada venta.

Hacer una proforma

1. Contabilidad → Facturación → Nuevo, elige la entidad fiscal y activa el interruptor Proforma. Las líneas que ya hubiera se conservan.
2. En Serie de factura solo se ofrecen series de tipo «Proforma» (P26-); si no hay, un administrador la crea en Contabilidad → Series de factura.
3. Elige el cliente y escribe las líneas (Añadir línea): son conceptos libres, no reservan ni descuentan existencias.
4. Guardar y ver y, cuando esté lista para entregar, Emitir: toma su número y ya no cambia.

Una proforma no es una factura: no se registra en Hacienda ni se anula, y eLibreria no la convierte en factura. Si el cliente acepta, emite la factura aparte.

Aplicar una retención

Las retenciones de IRPF solo van en una factura del editor (Contabilidad → Facturación → Nuevo), nunca en la caja ni en un ticket. En cada línea, debajo del impuesto (columna IVA · Ret.), el desplegable de la retención ofrece los porcentajes que un administrador creó en Administración → Retenciones, o Sin Ret.; no sale en una factura con precios con impuestos incluidos ni para un cliente en recargo de equivalencia. El resumen muestra entonces el Total factura y el Total a pagar, ya descontada la retención. Un anticipo, y el documento que lo descuenta, no llevan retención.

Cambiar la forma de pago o las notas de una factura emitida

Una factura emitida ya no se edita, pero su forma de pago y sus notas no van en el registro que se envía a Hacienda, así que se pueden cambiar. Lo hace quien puede emitir facturas en esa tienda.

1. En la vista de la factura, pulsa Editar datos no fiscales, en Acciones sobre el documento.
2. Elige otra Forma de pago (o Sin forma de pago) y cambia las Notas.
3. Pulsa Guardar. El histórico de la factura dice Datos no fiscales cambiados, quién lo hizo, cuándo y cada dato antes y después: una copia que imprimas desde ahora ya no coincidirá con el papel que se llevó el cliente.

No se puede cambiar así un ticket (su cobro es el de la venta), una factura anulada, un borrador (se cambia en el editor) ni una factura recibida. Todo lo demás —el cliente, las líneas, los importes, las fechas y la descripción de la operación— está en el registro: se corrige con una rectificativa o, en un canje, con Deshacer el canje.

Series por tienda

Cada tienda numera por separado cinco tipos de documento, y cada uno necesita su serie para cada año: tickets, facturas simplificadas cualificadas, facturas completas, rectificativas de simplificadas y talonario de tickets manuales. Se crean en Contabilidad → Series de factura (título, tipo, año, prefijo y número de inicio) y se asignan en Administración → Configuración eLibreria → Series por tienda.

Al crear una serie, eLibreria propone el año en curso y un prefijo con las letras de su tipo y las dos cifras del año (T26- tickets, SC26- simplificadas cualificadas, F26- facturas, RS26- rectificativas de simplificadas, C26- tickets manuales, R26- rectificativas, P26- proformas); si cambias el tipo, el año o la entidad, la propuesta cambia con ellos mientras no hayas escrito otro. El número de inicio es opcional: sin él, la serie empieza en 1; con 50, su primer documento llevará el 50. Una vez que la serie ha numerado algo, ya no se cambia.

Mientras a una tienda le falte alguna serie del año en curso, su caja no puede cobrar. Cada serie debe tener un prefijo distinto de las demás series de la misma empresa y año, para que ningún número de documento se repita.

Las series de cada año, de una vez. Series por tienda empieza diciendo con qué series cobra hoy tu caja («Hoy su TPV cobra con las series de 2026») y enseña, por tienda, el año en curso y el siguiente; los años anteriores quedan plegados en Años anteriores. Lo que falta del año siguiente dice «Todavía no hace falta» hasta el 1 de diciembre (de la hora de cada tienda), y desde entonces se marca como aviso; lo que falta del año en curso, como error. El botón Crear las series que faltan de <año> abre un cuadro que enseña, antes de crear nada, qué series se crearán y para qué tiendas: las que se mantienen, las que comparten varias tiendas y cada prefijo nuevo, que se deduce del del año anterior (T26- → T27-, FAC-2026 → FAC-2027) o se propone si no se puede deducir. Ningún prefijo coincide con otro de la empresa. Con Crear y asignar, eLibreria las crea y asigna todas a la vez y lo dice («Se han creado y asignado 21 series de 2027.»); si mientras mirabas alguien cambió las series, no crea nada y te pide que lo revises. Desde el 15 de diciembre la caja avisa de lo que falte (ver La caja (TPV)). El año de cada tienda es el de su territorio: en Canarias el año cambia una hora más tarde.

Qué serie numera cada documento. Los tickets, las simplificadas cualificadas, las facturas completas de la caja, las rectificativas R5 y el talonario usan las series asignadas a la tienda. Un canje, y el canje inverso de Deshacer el canje (la «Factura que deshace un canje»), se numera en la serie de facturas completas de la tienda de los tickets. Las rectificativas R1 y R4 de una factura completa no se asignan a ninguna tienda: van en una serie de tipo «Rectificativa / Abono» de la entidad fiscal (R26-), y si hay más de una el administrador elige en el diálogo Rectificar. La rectificativa de una simplificada cualificada va, como la R5, en la de rectificativas de simplificadas de la tienda. Las proformas, en una serie «Proforma» de la entidad (P26-).

Tickets manuales

Si la aplicación no está disponible (se fue la luz, no hay internet), vende con el talonario de papel. Al volver, un administrador registra cada ticket en Contabilidad → Registrar tickets manuales: la tienda, el número del ticket manual, la fecha del papel, los EAN de los libros vendidos (se da de baja una unidad de cada uno en esa tienda, con la fecha del papel), otras líneas a mano (concepto, unidades, PVP e impuesto) y el total escrito en el papel.

Si el total que calcula eLibreria no coincide con el del papel, tendrás que marcar que lo has comprobado y quedarán anotados los dos. Si un libro ya no tenía existencias, se registra como línea libre y la pantalla lo avisa.

Al elegir la tienda, las líneas ofrecen sus impuestos («IGIC 7,00 %» en una tienda de Canarias, «IVA 4,00 %» en la Península) y la columna dice cuál es. La fecha se escribe o se elige en el calendario, y no puede ser posterior al día de hoy de esa tienda. Si eLibreria rechaza el ticket, la página vuelve con todo lo que escribiste para que solo corrijas lo que falla. Los importes vacíos dicen «0,00».

Impuestos y listas de revisión fiscal

Cada artículo lleva su clase fiscal, que decide el impuesto; en caja y en facturas se desglosa por tipo. Se admiten IVA (territorio común) e IGIC (Canarias), el recargo de equivalencia del emisor y las retenciones. La configuración de impuestos y clases fiscales está en Administración.

Dos listas, solo para administradores, te ayudan a tener los datos fiscales al día:

• Contabilidad → Artículos sin impuesto lista lo que no tiene impuesto: artículos, compras recibidas sin impuesto (una fila por compra y artículo) y códigos rápidos. Nada se puede vender sin impuesto: revisa esta lista y déjala vacía.
• Contabilidad → Clientes a revisar: clientes cuyos datos fiscales conviene completar antes de facturarles.