Situaciones del día a día y cómo resolverlas
Las dudas que más se repiten, con su solución en dos líneas, y las rutinas que mantienen la librería en orden.
En la caja
«No me deja cobrar: falta una serie»
A la tienda le falta una de las cinco series del año. En Contabilidad → Series de factura crea la del año y asígnala a la tienda en Series por tienda. Pasa sobre todo el 1 de enero (ver Series por tienda).
«El libro está en la estantería pero la caja dice que no hay disponibles»
Está reservado: otra caja lo tiene en pantalla, o está apartado para un cliente. Mira el panel de existencias (columna «Reservado»). Si es un apartado y el cliente es quien lo compra, marca Incluir reservas. Si una caja se quedó abierta, la reserva caduca sola en cuanto se cierra.
«La caja dice que otra caja se llevó una línea»
Dos cajas vendieron la última unidad a la vez. Quita esa línea y ofrece otra unidad u otro artículo.
«Un artículo no tiene precio»
Ni su compra ni su ficha tienen PVP. Ponlo en la ficha (o en la línea de compra) y vuelve a escanear.
«Un artículo no se puede vender por falta de impuesto»
Asígnale una clase fiscal en su ficha. Revisa Contabilidad → Artículos sin impuesto para no encontrar más.
«Al vender un bolígrafo suelto sale un aviso de envase abierto»
Es correcto: las sueltas venían en un envase cerrado en depósito; al abrirlo, el resto pasa a ser tuyo porque ya no se puede devolver entero. Si prefieres vender la caja completa, escanea el código del envase.
«El lote no se puede vender: falta un componente»
En esa localización no hay alguno de sus componentes. Muévelo desde otra localización o véndelos por separado.
«El cliente paga con un vale de devolución»
En Pagos, forma «Vale de devolución» y el código impreso en el justificante; Añadir vale. Si el vale no cubre todo, cobra el resto con Cobrar - Contado o Cobrar - Tarjeta.
«Al reimprimir un ticket sale “Duplicado”»
Es correcto: solo la primera impresión es el original. Para un regalo, usa Imprimir ticket regalo, que no lleva importes.
«El cliente quiere factura de un ticket de ayer»
Canjear tickets: selecciona el ticket, identifica al cliente y emite el canje. No hagas una venta nueva.
Documentos
«Emití una factura con el cliente equivocado»
Anúlala (si no tiene devoluciones) y emite la correcta. Si ya tiene devoluciones, rectifícala. Un canje equivocado se deshace con «Deshacer el canje», escribiendo el motivo. Más en Rectificar y anular.
«Quiero anular un ticket y no me deja»
Tiene una devolución. Anula primero la devolución y después el ticket, o haz una devolución total en su lugar.
«Se fue la luz y vendí a mano»
Usa el talonario de contingencia. Al volver, registra cada ticket en Contabilidad → Registrar tickets manuales con su número y su fecha en papel. Las existencias salen con la fecha del papel.
Devoluciones
«Un cliente devuelve un libro que compró en otra tienda»
Haz la devolución sobre la venta original: el libro vuelve a la localización de la que salió. Si se queda en esta tienda, muévelo después con Mover.
«Hice una devolución por error»
Anula la devolución. Si el libro ya se volvió a vender, eLibreria anota una incidencia en el artículo para que la revises.
«Liquidé una compra de depósito por error»
Vuelve a pulsar Liquidación rápida sobre la misma compra: se revierte.
«El proveedor me manda un abono SINLI»
Impórtalo como cualquier albarán SINLI. Queda registrado como abono y no mueve existencias.
Existencias
«Falta un libro en la estantería»
Búscalo; si no aparece, Retirar 1 con motivo «Perdido». Si aparece más tarde, Recuperar.
«Llegó un libro dañado»
Si llegó en depósito, se devolverá en la liquidación. Si es en firme y el proveedor lo repone, haz una devolución a proveedor con el motivo «Dañado». Si no se devuelve, Retirar con motivo «Dañado».
«Reorganizo la tienda: todo el almacén pasa a la sala»
En cada artículo, Mover del almacén a la sala. Cuando el almacén quede vacío, da la localización de baja si ya no la usas.
«Mando libros a otra tienda»
Mover y elige una localización de la otra tienda. El traslado es inmediato y queda con su motivo.
«Unos libros están registrados en el albarán equivocado»
En el panel, sobre la línea de esa compra, Corregir compra a la compra correcta del mismo artículo.
«No puedo borrar una localización (o un artículo)»
Tuvo existencias y su historia las necesita. Da de baja la localización en su lugar. Un artículo con historia se conserva.
«No puedo reducir una línea de una compra»
De esa línea ya se vendió, reservó o retiró más de lo que quieres dejar. La línea muestra esas cantidades: ajusta primero lo que corresponda.
«Un código de caja no lo reconoce»
Configura el envase en la ficha del artículo (Presentaciones) o, si son artículos distintos, la composición. Desde una compra, Añadir artículo → Esta caja contiene… (ver Envases, packs y lotes).
Rutinas recomendadas
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Cada día | Registrar las compras recibidas; revisar que no quede ninguna caja abierta al cerrar; registrar tickets de contingencia si los hubo. |
| Cada semana | Revisar las incidencias de los artículos más vendidos; mover a su sitio lo que se colocó provisionalmente. |
| Cada mes | Revisar las compras en depósito cuya fecha de devolución se acerca y liquidarlas; comprobar «Artículos sin impuesto» y «Clientes a revisar». |
| Cada trimestre | Exportar el informe de ventas y entregar a la gestoría lo que indica Qué entregar y cuándo. |
| Cada diciembre | Crear y asignar las series del año siguiente a cada tienda (Series por tienda ya muestra el año siguiente); sacar el informe de stock a 31 de diciembre. |
| Una vez | Revisar cada impuesto y el régimen de cada entidad fiscal y marcarlos como revisados; crear un usuario por empleado. |
| Antes de tu fecha de VERI*FACTU | Tener el certificado digital de la empresa y los datos fiscales al día (ver VERI*FACTU). |
Ante cualquier duda sobre una situación que no aparezca aquí, consulta con el soporte antes de borrar o rehacer nada.