Situaciones del día a día y cómo resolverlas

En la caja

«No me deja cobrar: falta una serie»

A la tienda le falta una de las cinco series del año. Un administrador, en Series por tienda, pulsa Crear las series que faltan de ese año y, tras revisar el cuadro, Crear y asignar; o crea la serie en Contabilidad → Series de factura y la asigna a la tienda a mano. Pasa sobre todo el 1 de enero: desde el 15 de diciembre la caja avisa de lo que falte, sin dejar de cobrar (ver Las series de cada año, de una vez).

«El libro está en la estantería pero la caja dice que no hay disponibles»

Está reservado: otra caja lo tiene en pantalla, o está apartado para un cliente. Búscalo con la lupa y mira la columna «Reservado» de sus existencias. Si es un apartado y el cliente es quien lo compra, marca Incluir reservas. Si una caja se quedó abierta, la reserva caduca sola en cuanto se cierra.

«Viene el cliente a recoger lo que le apartamos»

Marca Incluir reservas, escanea el libro y elige la ubicación donde está. Si al final no lo cobra, vuelve a reservarlo en su compra (Reservadas): al quitarlo de la caja queda a la venta (ver Vender lo apartado).

«La caja dice que otra caja se llevó una línea»

Dos cajas vendieron la última unidad a la vez. Quita esa línea y ofrece otra unidad u otro artículo.

«Un artículo no tiene precio»

Ni su compra ni su ficha tienen PVP. Ponlo en la ficha (o en la línea de compra) y vuelve a escanear.

«Un artículo no se puede vender por falta de impuesto»

Asígnale una clase fiscal en su ficha. Revisa Contabilidad → Artículos sin impuesto para no encontrar más.

«Al vender un bolígrafo suelto sale un aviso de envase abierto»

Es correcto: las sueltas venían en un envase cerrado en depósito; al abrirlo, el resto pasa a ser tuyo porque ya no se puede devolver entero. Si prefieres vender la caja completa, escanea el código del envase.

«El lote no se puede vender: falta un componente»

En esa ubicación no hay alguno de sus componentes. Muévelo desde otra ubicación o véndelos por separado.

«El cliente paga con un vale de devolución»

En Forma de pago, pestaña «Vale», escribe o escanea el código impreso en el justificante y pulsa Añadir vale. Si el vale no cubre todo, elige Efectivo o Tarjeta y cobra el resto con Cobrar (F9).

«Al reimprimir un ticket sale “Duplicado”»

Es correcto: solo la primera impresión es el original. Para un regalo, usa Ticket regalo, que no lleva importes.

«El cliente quiere factura de un ticket de ayer»

Canjear tickets: selecciona el ticket, identifica al cliente y emite el canje. No hagas una venta nueva.

Documentos

«Emití una factura con el cliente equivocado»

La venta existió, así que no se anula: un administrador la rectifica desde la vista de la factura con Rectificar, motivo Error en datos que no son importes y método Por sustitución, el único que cambia el destinatario (solo de una factura completa): con esos dos elegidos aparece Destinatario correcto, donde buscas y eliges el cliente al que irá la rectificativa. Un canje equivocado se deshace con Deshacer el canje, escribiendo el motivo. Más en Rectificar y anular.

«El cliente quería todos sus tickets en una sola factura, y ya le hice una con uno de ellos»

Un canje no se anula ni se rectifica (lo dice la AEAT). Un administrador abre la factura de canje que ya hizo y pulsa Deshacer el canje con un Motivo («el cliente quiere todos los tickets en una factura»): se emite la «Factura que deshace un canje», en negativo, y su ticket vuelve a Canjear tickets. Si hiciste varias, deshaz cada una. Después, en Canjear tickets, marca todos los tickets del cliente (los marcados se conservan al cambiar de página), elige al cliente y pulsa Emitir factura: una sola factura con todas las compras. Las facturas deshechas y las negativas se quedan como están —dicen «Canje deshecho por …» y «Deshace el canje …»— y no hay nada más que hacer con ellas: no se canjean, no se anulan y no se deshacen. Solo se juntan los tickets: una compra cobrada con Quiere sus datos en la factura (simplificada cualificada, serie SC) ya es una factura con sus datos y no entra en un canje.

«Puse 10,00 € con IVA y la factura dice 9,99 €»

Activa Precios con IVA incluido (o con IGIC incluido) en el editor de facturas antes de escribir los precios: así cada línea es el precio final y la factura suma exactamente lo escrito. Si ya está emitida, se corrige con una rectificativa (ver Rectificar y anular).

«El cliente no tiene email»

No hace falta: un cliente necesita su NIF, su nombre y, para una factura, su dirección. El email y el teléfono se dejan en blanco, en la ficha, en el editor de facturas y en Nuevo cliente de la caja.

«Quiero anular un ticket y no me deja»

Solo un administrador anula, y la vista del documento dice por qué no se puede: tiene una devolución (anúlala antes), está canjeado (deshaz antes el canje) o se emitió antes de esta versión. Si la venta sí existió, no se anula: haz una devolución total.

«Cobré de más y el cliente no devuelve nada»

Ni devolución ni anulación: un administrador emite una rectificativa con Rectificar, motivo Error en el importe o en la cuota (o Descuento posterior), método Por diferencias y la diferencia en negativo (ver Corregir un importe sin devolución). Devuelve tú el dinero al cliente.

«Se fue la luz y vendí a mano»

Usa el talonario de tickets manuales. Al volver, registra cada ticket en Contabilidad → Registrar tickets manuales con su número y su fecha en papel. Las existencias salen con la fecha del papel.

Devoluciones

«Un cliente devuelve un libro que compró en otra tienda»

Haz la devolución sobre la venta original: el libro vuelve a la ubicación de la que salió. Si se queda en esta tienda, muévelo después con Mover.

«Hice una devolución por error»

Anula la devolución. Si el libro ya se volvió a vender, eLibreria anota una incidencia en el artículo para que la revises.

«Liquidé una compra de depósito por error»

Pulsa Revertir liquidación en esa compra: las unidades vuelven (ver Revertir la liquidación).

«El proveedor me manda un abono SINLI»

Impórtalo como cualquier albarán SINLI. Queda registrado como abono y no mueve existencias.

Compras

«Registré el albarán con el proveedor equivocado»

Abre la compra y, en Información de la compra, elige el proveedor y el contrato correctos; al pulsar Guardar, eLibreria pide confirmación. Se puede mientras la compra no esté liquidada ni tenga devoluciones al proveedor, y siempre a un contrato de la misma entidad fiscal y del mismo tipo (firme o depósito). Si el proveedor correcto aún no tiene ese contrato, créalo antes en Proveedores. Las líneas, las unidades y los precios no cambian.

«Solo algunos libros del albarán eran de otro proveedor»

Un albarán es de un único proveedor, así que no se cambia el proveedor de unas líneas sueltas: esas líneas se sacan de esta compra y se registran en otra. Abre la compra, borra las líneas de esos libros con la papelera de cada línea y pulsa Guardar (las unidades salen de las existencias). Después crea una compra nueva con el proveedor correcto y el número de su albarán, añade esos libros con sus cantidades y precios y guárdala (las unidades vuelven a entrar). Una línea solo se puede borrar si no ha vendido, devuelto ni movido ningún ejemplar y la compra no está liquidada; si ya vendió alguno, baja sus Unidades recibidas hasta las ya vendidas (la barra de la línea las muestra) y registra solo el resto en la compra nueva.

Existencias

«Falta un libro en la estantería»

Búscalo; si no aparece, Retirar 1 con motivo «Perdido». Si aparece más tarde, Recuperar.

«Quiero marcar como Dañado o Exposición unidades ya recibidas»

El estado se elige en la fila de ¿Dónde están las unidades que hay en tienda? de la compra, al recibir o después: en una compra guardada, cambia el estado de la fila (o pasa unidades a otra fila con otro estado y otra ubicación) y guarda; las unidades que había allí cambian de estado sin salir de la tienda. Si una unidad se daña y ya no se vende, Retirar con el motivo «Dañado»; si vuelve a estar en condiciones, Recuperar.

«Llegó un libro dañado»

Si llegó en depósito, se devolverá en la liquidación. Si es en firme y el proveedor lo repone, haz una devolución a proveedor con el motivo «Dañado». Si no se devuelve, Retirar con motivo «Dañado».

«Reorganizo la tienda: todo el almacén pasa a la sala»

En cada artículo, Mover del almacén a la sala. Cuando el almacén quede vacío, da la ubicación de baja si ya no la usas.

«Mando libros a otra tienda»

Mover y elige una ubicación de la otra tienda. El traslado es inmediato y queda con su motivo.

«Unos libros están registrados en el albarán equivocado»

Busca el libro con la lupa y, en sus existencias, bajo la línea de esa compra, Corregir compra a la compra correcta del mismo artículo.

«No puedo borrar una ubicación (o un artículo)»

Tuvo existencias y su historia las necesita. Da de baja la ubicación en su lugar. Un artículo con historia se conserva.

«No puedo reducir una línea de una compra»

De esa línea ya salieron (vendidas, devueltas al proveedor, retiradas o montadas en un lote) o están apartadas más unidades de las que quieres dejar. La barra de la línea muestra cada cifra: baja antes sus Reservadas, espera a que la caja que las tiene en pantalla cobre o las suelte, o elimina el borrador de devolución al proveedor que las aparta.

«Un código de caja no lo reconoce»

Configura el envase en la ficha del artículo (Envases) o, si son artículos distintos, la composición. Desde una compra, escanea el código en la barra y, en el diálogo Artículo nuevo que se abre, elige ¿Es una caja? Esta caja contiene… (ver Envases, packs y lotes).

Rutinas recomendadas

Ante cualquier duda sobre una situación que no aparezca aquí, consulta con el soporte antes de borrar o rehacer nada.