Rectificar y anular documentos

El ciclo de un documento

Un documento solo se edita mientras es borrador (las facturas del editor). Al emitirlo, su número y sus importes quedan fijos. A partir de ahí puede acabar:

• Rectificado: por una devolución o una corrección.
• Canjeado: unos tickets sustituidos por una factura.
• Anulado: porque la operación no existió.

Reglas que conviene conocer

• Un documento emitido no se modifica ni se borra. Sus importes, impuestos y datos quedan «congelados»: si mañana cambia el tipo de un impuesto o la dirección de tu empresa, los documentos de ayer siguen diciendo lo que dijeron.
• Un borrador no se imprime ni se entrega: puede cambiar todavía.
• Un ticket manual se registra con su número y su fecha en papel (ver Tickets manuales).

¿Rectificar o anular?

No se puede anular un ticket que ya tiene una devolución. Anula antes la devolución y después el ticket, o haz una devolución total en su lugar.

• Al anular: si el ticket se pagó con un vale, el vale recupera lo que pagó y vuelve a servir. Un documento anulado lo dice junto a su número y en su historial («Anulada»), y la vista de su venta muestra la banda «Venta anulada».
• Al rectificar, el diálogo solo ofrece las series del tipo que tendrá la rectificativa: las de rectificativas de simplificadas para un ticket, las de rectificativas para una factura. El borrador nace con la forma de pago de lo que corrige (si todo se pagó igual) y vencimiento hoy, y su cabecera dice qué es: «Rectificativa R5 de T26-0000000001 · Devolución de mercancía». Una rectificativa nunca es proforma.

La forma más habitual de rectificar es la devolución de una venta: ver Devoluciones de clientes.

Anular un ticket, una factura o una devolución

Anular dice que la operación no existió (un ticket cobrado dos veces, una venta que no llegó a hacerse). Solo lo hace un administrador. El botón está en la vista del documento: Contabilidad → Facturación y la lupa de su fila; desde la vista de una venta, el número que sigue a «en factura».

1. Pulsa Anular. Si no se puede, en su lugar la pantalla dice por qué.
2. El diálogo se titula con lo que anula («Anular la factura», «Anular el ticket»…). Si lo que pasó es que la venta existió y algo está mal, Rectificar en su lugar cierra este diálogo y abre el de rectificar.
3. Escribe el Motivo de la anulación y marca Confirmo que no existió operación real. Si el documento ya se imprimió, confirma también que aun así procede anularlo.
4. Anular el documento se activa cuando están el motivo y las confirmaciones. Púlsalo: no se borra, conserva su número y su contenido y queda «Anulada» (un ticket, «Anulado»).

• Un ticket o una factura de la caja: la venta queda anulada, los libros vuelven a la estantería y sus pagos quedan anotados como devueltos al cliente. Lo pagado con un vale vuelve al vale y lo pagado con su saldo vuelve a su saldo; el efectivo o el cargo en tarjeta se lo devuelves tú.
• Una devolución: las unidades devueltas salen otra vez (si ya no están, queda una incidencia), el vale que dio se cancela y lo que dejó en el saldo del cliente se descuenta. No se anula si el vale o ese saldo ya se gastaron. El efectivo o la tarjeta reembolsados no se recuperan solos.
• No se anula ni se rectifica un canje, porque la AEAT no lo admite (se deshace con Deshacer el canje, que emite la «Factura que deshace un canje»), y la factura negativa que lo deshace tampoco se canjea, se anula ni se deshace; no se anula un ticket canjeado mientras su canje siga en vigor, ni un documento que tenga una rectificativa (anula antes la rectificativa).

Devolver mercancía sí lo hace un empleado, pero solo de los tickets de su tienda; una factura, o una venta anterior a esta versión, la devuelve un administrador (en la vista de la factura, Devolución).

Corregir un importe sin devolución: «se cobró de más»

Si la venta existió y lo que está mal es un importe, no se anula ni se devuelve mercancía: un administrador emite una rectificativa.

1. En la vista del documento, pulsa Rectificar.
2. Motivo: Descuento posterior o Error en el importe o en la cuota. En un ticket la rectificativa es siempre R5; en una factura, el motivo decide: R1 para devolución, descuento posterior, operación sin efecto, precio provisional o error fundado en derecho; R4 para los demás errores.
3. Método, en dos tarjetas: Por diferencias (las líneas son solo el cambio, en negativo si baja) o Por sustitución (el contenido corregido completo). Si el documento ya tiene una rectificativa, o es un ticket canjeado por una factura, la sustitución aparece apagada y dice por qué: solo queda por diferencias. Escribe la Explicación de la rectificación y, si se ofrece, elige la Serie.
4. Preparar la rectificativa abre el borrador en el editor: escribe las líneas, revisa total y vencimientos y pulsa Emitir.

La rectificativa no mueve existencias ni pasa por la caja: el dinero se lo devuelves tú al cliente, por la forma de pago que trae el borrador.

Errores habituales y cómo corregirlos

Emití una factura con el cliente equivocado

La venta existió, así que no se anula: un administrador la rectifica desde la vista de la factura con Rectificar, motivo Error en datos que no son importes y método Por sustitución, el único que cambia el destinatario (solo de una factura completa): con esos dos elegidos aparece Destinatario correcto, donde buscas y eliges el cliente al que irá la rectificativa. Un canje equivocado se deshace con Deshacer el canje, escribiendo el motivo.

Quiero anular un ticket y no me deja

Solo un administrador anula, y la vista del documento dice por qué no se puede: tiene una devolución (anúlala antes), está canjeado (deshaz antes el canje) o se emitió antes de esta versión. Si la venta sí existió, no se anula: haz una devolución total.

Cambié los datos fiscales de mi empresa

Los documentos nuevos saldrán con los datos nuevos y los antiguos seguirán como estaban, que es lo que exige la ley. No hay que rectificar nada.