Rectificar y anular documentos
Un documento emitido no se cambia ni se borra: se corrige con otro documento. Aquí ves cuál usar en cada caso.
El ciclo de un documento
Un documento solo se edita mientras es borrador (las facturas del editor). Al emitirlo, su número y sus importes quedan fijos. A partir de ahí puede acabar:
- Rectificado: por una devolución o una corrección.
- Canjeado: unos tickets sustituidos por una factura.
- Anulado: porque se emitió por error.
Reglas que conviene conocer
- Un documento emitido no se modifica ni se borra. Sus importes, impuestos y datos quedan «congelados»: si mañana cambia el tipo de un impuesto o la dirección de tu empresa, los documentos de ayer siguen diciendo lo que dijeron.
- Un borrador no se imprime ni se entrega: puede cambiar todavía.
- Un ticket de contingencia se registra con su número y su fecha en papel (ver Tickets de contingencia).
¿Rectificar o anular?
| Acción | Cuándo | Qué emite |
|---|---|---|
| Rectificar | Devoluciones y correcciones de algo que existió: el cliente devuelve un libro, se cobró de más. | Una rectificativa (R5 de un ticket; R1 o R4 de una factura) que resta lo corregido. |
| Anular | Un documento emitido por error: duplicado, cliente equivocado. | La anulación deja el documento sin efecto; no lo borra, queda en la historia como anulado. |
| Deshacer el canje | Un canje con datos equivocados. | El canje inverso; los tickets vuelven a estar libres (ver Deshacer un canje). |
No se puede anular un ticket que ya tiene una devolución. Anula antes la devolución y después el ticket, o haz una devolución total en su lugar.
La forma más habitual de rectificar es la devolución de una venta: ver Devoluciones de clientes.
Errores habituales y cómo corregirlos
Emití una factura con el cliente equivocado
Anúlala (si no tiene devoluciones) y emite la correcta. Si ya tiene devoluciones, rectifícala. Un canje equivocado se deshace con Deshacer el canje, escribiendo el motivo.
Quiero anular un ticket y no me deja
Tiene una devolución. Anula primero la devolución y después el ticket, o haz una devolución total en su lugar.
Cambié los datos fiscales de mi empresa
Los documentos nuevos saldrán con los datos nuevos y los antiguos seguirán como estaban, que es lo que exige la ley. No hay que rectificar nada.