Primeros pasos con eLibreria | Manual de eLibreria

Cómo usar este manual

Este manual describe eLibreria con su motor de mercancía y su facturación adaptada a la normativa, tal como funcionan en el día a día de una librería. No hace falta leerlo de principio a fin:

Lee una vez, con calma, esta página y Conceptos básicos: explican las ideas en las que se apoya todo lo demás.
Consulta el resto cuando lo necesites: cada página explica una tarea (comprar, vender, devolver, facturar…).
Ten a mano Situaciones del día a día, que responde a las dudas más frecuentes.

Los nombres de menús, botones y pantallas aparecen así: Logística → Ubicaciones. Las capturas se hicieron en una instalación de pruebas con datos de ejemplo («Librería Centro», «Librería Puerto», distribuidoras y títulos inventados); tu instalación mostrará tus propios datos.

Una regla que conviene recordar: eLibreria nunca borra la historia. Cada entrada, salida o cambio de la mercancía queda anotado con su fecha, quién lo hizo y por qué. Por eso, en vez de «borrar» algo mal hecho, casi siempre se corrige con un movimiento nuevo (una devolución, una anulación, una corrección). Así tus números siempre cuadran y siempre sabes qué pasó.

Si necesitas ayuda. Escribe al soporte desde tu Panel de cliente, en elibreria.es/customer (también lo abre el interrogante de la barra de arriba de eLibreria: Panel de cliente). Dinos qué pantalla estabas usando, qué hiciste y qué te contestó eLibreria y, si puedes, adjunta una captura. Ante una situación que este manual no explica, consúltanos antes de borrar o rehacer nada.

Si eLibreria te muestra un error, el aviso termina con una referencia entre paréntesis, por ejemplo (Ref. 3f9c2a1b); si el error ya se ve junto a un campo, el aviso es solo esa referencia. Cópiala o díctala al soporte: con ella encontramos en segundos qué pasó, a qué hora y con qué datos, porque eLibreria guarda cada error que te muestra durante un mes.

La idea general en una página

La mercancía entra por las compras, se guarda en las ubicaciones de tus tiendas, sale por la caja o vuelve al proveedor, y cada venta produce un documento fiscal (ticket o factura). Todo eso alimenta los informes que necesitáis tú y tu gestoría.

Proveedor → compra. El albarán, en papel o en SINLI, se registra en Logística → Compras.
Compra → existencias. Al guardar la compra, las unidades entran en las ubicaciones que indiques, cada línea con su «capa» de coste.
Existencias → caja → cliente. En la caja se venden y se emite el documento.
Lo que vuelve. El cliente puede devolver, y lo que no se vende en depósito vuelve al proveedor en la liquidación.
Informes. Ventas, costes, stock y ficheros del sector, para ti y para tu gestoría.

Tres ideas resumen el sistema:

Se cuentan cantidades, no ejemplares sueltos. eLibreria sabe «hay 12 ejemplares de este libro en la Sala, 8 propios y 4 en depósito de tal compra». Es más rápido, más exacto y permite vender envases y lotes.
Todo movimiento queda registrado en un libro de movimientos. Las pantallas y los informes leen de ese libro, así que siempre dicen lo mismo.
La facturación ya está adaptada a la normativa: series por tienda, documentos que no se pueden alterar una vez emitidos, rectificativas y anulaciones en regla. VERI*FACTU está preparado y se activa más adelante.

Entrar en eLibreria

Abre eLibreria en el navegador con la dirección que te dio el soporte y escribe tu usuario y tu contraseña. Cada empleado tiene los suyos (ver Empleados): así cada venta, compra o movimiento queda firmado por quien lo hizo.

Pantalla de acceso a eLibreria con los campos de usuario y contraseña y el botón Entrar — La pantalla de acceso.

La pantalla de inicio

Al entrar verás la pantalla de inicio. Lo que muestra depende de tu nivel de acceso (ver Empleados):

Accesos directos, a la izquierda: los atajos a lo que más se usa (nueva venta, nueva compra, códigos rápidos, informes y, para un administrador, promociones).
Estadísticas del mes o del año (botones Mensual y Anual): lo facturado, lo que costó lo vendido, los impuestos, las promociones y el beneficio. Solo las ve un administrador.
Objetivos del mes, debajo de las estadísticas, cuando hay objetivos de ventas (ver Objetivos mensuales). Un administrador ve lo vendido de cada clase fiscal contra su objetivo, lo que queda, la media diaria necesaria, el último día de apertura y las ventas de cada día; un empleado ve solo el porcentaje y el estado de cada clase (Al ritmo, Por debajo del ritmo, Objetivo alcanzado), sin importes.
Depósitos que vencen: los albaranes en depósito que aún no se han liquidado y cuya fecha de devolución es de este mes o ya pasó; los pasados llevan la marca Vencido. Un abono del proveedor no es un depósito y no aparece aunque tenga fecha de devolución. El número abre el albarán. Un empleado ve los de la entidad fiscal de su tienda; un administrador, los de todas.
Incidencias abiertas: lo que falta en una tienda tras anular una devolución (ver Incidencias abiertas). Un empleado ve las de su tienda; un administrador, las de todas. Se cierran desde las existencias del artículo.
Evolución de los tres últimos meses, con un enlace a la gráfica completa. Solo la ve un administrador.

Pantalla de inicio de un administrador con los accesos directos, las estadísticas, los objetivos del mes, los depósitos que vencen, la evolución de los tres últimos meses y las incidencias abiertas — La pantalla de inicio de un administrador: a la izquierda, los accesos directos; a la derecha, las estadísticas del mes, los objetivos del mes con lo vendido de cada clase fiscal, los depósitos que vencen, la evolución de los tres últimos meses y las incidencias abiertas.

Pantalla de inicio de un empleado de La Caleta sin estadísticas: los objetivos del mes en porcentaje, los depósitos de su entidad y la incidencia abierta de su tienda — La pantalla de inicio de un empleado de La Caleta: sin estadísticas ni evolución; los objetivos del mes solo en porcentaje y con su estado, los depósitos que vencen de su entidad y la incidencia abierta de su tienda.

Para moverte por el resto de la aplicación, sigue con El menú y la navegación; allí se explica también en qué hora se leen las fechas y horas.