Compras y albaranes: recibir mercancía

El listado de compras

Todo lo que entra lo hace por Logística → Compras. El editor de compras tiene dos formas de trabajar: Edición manual e Importar SINLI; esta segunda solo aparece en una compra nueva.

Listado de compras de eLibreria, primero las abiertas, con número de compra, entidad fiscal, fechas, liquidación, proveedor y contrato, total y las acciones de cada fila — Logística → Compras: número de albarán (un abono lleva la marca Abono), empresa, fechas de compra, de devolución y de vencimiento, si está liquidada y cuándo, proveedor y contrato, total y quién la hizo. En cada fila: el menú …, Liquidar (en una liquidada, Revertir liquidación) y el lápiz.

La lista pone primero las compras abiertas y, dentro, la fecha de compra más reciente arriba, como dice sobre la tabla. Una compra que hoy registras con la fecha de la semana pasada se queda entre las de la semana pasada: búscala por su número o su proveedor.

Cada fila ofrece lo que esa compra admite. En el menú …, Devolver al proveedor solo aparece en un albarán abierto que no es un abono y que todavía tiene ejemplares en alguna tienda, e Imprimir liquidación solo en uno liquidado. Una compra liquidada se abre con el ojo, Ver, y no ofrece borrar; una abierta, con el lápiz.

Una compra paso a paso

En eLibreria, firme o depósito no se elige para todo el albarán, sino en cada línea. Así un mismo albarán puede traer unos artículos en firme y otros en depósito.

Abre Logística → Compras → Nuevo (o el atajo Nueva compra) y rellena Información de la compra, a la derecha, que tiene tres grupos. En Albarán, el Nº de albarán y la Fecha que trae el albarán de la distribuidora. En Quién compra y a quién, la Entidad fiscal y el Proveedor. En Condiciones de entrada, el Contrato, el Vencimiento del pago y el Límite de devolución. Los obligatorios llevan un asterisco y, mientras están vacíos, un borde naranja; la etiqueta junto al título dice cuántos faltan (4 obligatorios) o Completa. El proveedor y el contrato esperan a la entidad fiscal (Primero la entidad fiscal), y el contrato al proveedor (Primero el proveedor); si cambias de entidad fiscal en una compra nueva, el proveedor y el contrato se vacían. Junto al botón Guardar, una frase dice lo que aún falta para poder guardar. Bajo cada grupo, una línea explica qué es, y si dejas el ratón sobre un campo te dice también qué es ese campo. Junto al Contrato, una etiqueta dice si es de Compra en firme o de Depósito y una línea explica qué significa (y, si el contrato los tiene, con cuántos días de plazo), porque las líneas nuevas entran así.
Si trae género en depósito, escribe también sus dos fechas: el vencimiento, cuando vence el albarán con el proveedor, y el límite de devolución, hasta cuándo se le puede devolver lo no vendido, que no puede ser posterior al vencimiento; la línea bajo las dos fechas recuerda que el límite de devolución solo tiene sentido en depósito. Cuéntalas a partir de la fecha de compra con los días de vencimiento del contrato: eLibreria no las rellena sola. La fecha de compra no puede ser posterior a hoy. Las fechas se pueden escribir (dd/mm/aaaa, vale «5/10/2026») y pasar al campo siguiente con Tab, Intro o un clic fuera, o elegir en el calendario. Una fecha que no existe («31/02/2026»), una Fecha posterior a hoy o un vencimiento o un límite de devolución anteriores a ella se marcan en rojo con el motivo debajo («Escriba una fecha como 03/10/2026.», «La fecha no puede ser anterior al …»), y la compra no se guarda con ellas.
Marca Albarán de feria si la compra es la mercancía de una feria del libro: el informe Ventas por albarán podrá limitarse a esos albaranes (Incluir solo albaranes de feria), y la regla «margen primero» nunca atribuye esas unidades a una venta de otra tienda. El número de albarán no se puede repetir con un mismo proveedor; dos proveedores distintos sí pueden tener albaranes con el mismo número. Si lo repites, el campo del número lo marca y dice con qué proveedor.
Si quieres, escribe un Margen o descuento por defecto para todo el albarán, en la cabecera de la página, junto al título. Debajo del rótulo dice cómo entran las líneas nuevas (por ejemplo, Compra en firme · Distribuidora…). Se aplica a las líneas que no tienen margen ni descuento: en un artículo es el margen sobre el precio, y en un libro de precio fijo, el descuento de compra sobre su PVP (el PVP no cambia). Rellena las líneas vacías que ya hay y todas las que añadas después, a mano o importadas de un fichero SINLI; nunca cambia un valor que hayas escrito tú, y vaciar el campo no cambia ninguna línea. Es una ayuda de la pantalla: no se guarda con la compra. La barra de encima de las fichas lo recuerda («Las líneas nuevas entran en compra en firme con 35,00 % de margen o descuento»); pulsarla te lleva al campo.
Añade los artículos desde la barra de encima de las fichas: escanea el código de barras (o escríbelo y pulsa Intro), o escribe palabras del título, del autor o el ISBN y elige una de las sugerencias, que son libros y artículos de tu catálogo. Si escaneas un artículo que ya está en el albarán, suma una unidad a su línea y su ficha se abre y se señala; si su línea está en envases, no suma nada y la barra te dice que indiques las unidades en su ficha. La barra no se puede usar hasta elegir la entidad fiscal. A su lado, la casilla Buscar filtra las fichas que ya están en la compra. Un artículo con precio llega con una línea; uno que aún no tiene precio llega sin líneas y se le añade con Añadir línea. Mientras la compra no tiene artículos, la página lo dice y ofrece Importar un albarán SINLI (ver más abajo).
Un código que tu catálogo no tiene nunca crea una ficha vacía. Si es un ISBN (empieza por 978 o 979) y eLibreria encuentra el libro, lo crea con sus datos y lo añade; si no lo encuentra, se abre Libro nuevo con el ISBN ya puesto y la clase fiscal de los libros elegida (IVA 4 %, IGIC 0 %), para que escribas el título y el precio. Cualquier otro código abre Artículo nuevo, con sus campos y su clase fiscal; si lo que escaneas es una caja, ¿Es una caja? Esta caja contiene… te lleva al diálogo de las cajas (ver Envases, packs y lotes). Al guardar, la ficha entra en el albarán y el cursor queda en su precio de compra; si cancelas, no se crea nada.
Cada artículo es una ficha, y cada línea de la ficha responde a tres preguntas. En Unidades recibidas, cuántas llegan. En ¿Dónde están las unidades que hay en tienda?, en qué ubicación y estado se colocan (una fila por ubicación y estado: Añadir ubicación reparte las que falten, y la etiqueta verde te dice cuándo están todas ubicadas). Y en Lo que pagas, la Propiedad de las unidades: Depósito o Compra en firme. Toda línea nueva toma la del contrato (ver más abajo).
Escribe el precio de compra, el descuento, el PVP o el margen: eLibreria calcula el resto de la cadena con las reglas de tu librería. Cada campo dice qué recalcula al cambiarlo, y los de borde discontinuo se calculan solos. En los libros el PVP lo fija la editorial y el margen se calcula solo; en los demás artículos puedes escribir el margen que quieres ganar sobre el precio sin impuesto. Los precios los calcula siempre el servidor, para que coincidan en todas partes, y se muestran redondeados a dos decimales. El descuento va de 0 a 100 % (100 es un ejemplar regalado) y ningún precio puede ser negativo: lo que no cabe se marca en su campo. Los importes se escriben con coma o con punto decimal («12,50» o «12.50»); lo que no es un importe («abc») se marca bajo su campo. Una línea con 0 unidades recibidas no se guarda: se marca en sus unidades. Editar artículo, en la ficha, muestra el EAN y el PVP con coma («0,00»).
Pulsa Guardar. En ese momento las unidades entran en las ubicaciones indicadas, cada línea con su capa. Si quedan líneas que no coinciden con el contrato, eLibreria pregunta antes, porque después ya no se podrá cambiar: Ponerlas según el contrato y guardar, Guardar así o Cancelar.

Editor de compras con el margen por defecto en la cabecera, la barra para escanear o buscar artículos, la información de la compra en tres grupos a la derecha y la ficha de un libro con su línea — El editor de compras. Arriba, la cabecera con el margen o descuento por defecto; debajo, la barra que añade artículos. A la derecha, Información de la compra en sus tres grupos; a la izquierda, una ficha por artículo con sus líneas. Cada línea dice qué ha pasado con las unidades recibidas (una barra de colores: vendidas, disponibles, reservadas, retiradas…), dónde están, cuáles no están a la venta y a qué precio entran (Lo que pagas y Lo que cobras, con el margen).

Diálogo Artículo nuevo con el código escaneado y la pregunta ¿Es una caja? Esta caja contiene…, con las opciones El mismo artículo en otro envase y Artículos distintos — El diálogo de las cajas, al que lleva ¿Es una caja? Esta caja contiene… desde Artículo nuevo: di qué contiene la caja (El mismo artículo en otro envase o Artículos distintos; ver Envases, packs y lotes).

Compra guardada con la ubicación y el estado de sus unidades y los contadores Reservadas y Retiradas con su máximo — La misma compra ya guardada. Bajo Unidades que no están a la venta, cada línea tiene Reservadas y Retiradas con sus botones − y +, que se paran en el máximo que permiten las unidades (Máx. N); para retirar unidades o devolverlas a la venta hay que escribir el Motivo de la retirada. Una línea en depósito tiene además Adquiridas en Lo que pagas. El icono de la etiqueta, junto a la papelera de la línea, cambia el precio de algunos ejemplares.

La propiedad de las líneas: según el contrato

El tipo del contrato decide la propiedad de las líneas. Las líneas de una compra con un contrato de compra en firme entran en firme, y las de un contrato de depósito, en depósito, tanto las que añades a mano como las de un albarán SINLI (ver Los contratos del proveedor).

Toda línea nueva toma la propiedad del contrato y lo dice con la etiqueta Según contrato. Sin contrato, empieza en depósito y un aviso te pide elegir uno.
Si cambias la propiedad de una línea, la etiqueta pasa a Excepción y explica que es distinta del contrato; Usar la del contrato la devuelve.
Cuando alguna línea sin guardar no coincide con el contrato (por ejemplo, porque cambiaste de contrato después de añadirla), un aviso encima de las fichas dice cuántas son y cuáles, y Ponerlas según el contrato las pone todas de una vez.
Una vez guardada la línea, su propiedad ya no se puede cambiar. Para quedarte unidades que entraron en depósito está Adquiridas (ver Las tres salidas de una unidad en depósito).

Una línea guardada en depósito con un contrato de compra en firme. Su ficha la marca como Excepción y explica que, al liquidar la compra, sus unidades sin vender vuelven al proveedor. Si esas unidades son tuyas, márcalas antes como Adquiridas: pasan a firme. Al pulsar Liquidar en el listado, el cuadro de la liquidación dice cuántas unidades sin vender en depósito vuelven al proveedor (ver Liquidar una compra en depósito).

Importar un albarán SINLI

Si tu distribuidora te envía el albarán en SINLI, abre Importar SINLI (o, en una compra nueva sin artículos, Importar un albarán SINLI). En Información de la compra elige la entidad fiscal, el proveedor y el contrato; el número y la fecha no hace falta escribirlos, los trae el fichero. El panel Importar albarán SINLI tiene dos pasos y una lista:

¿Dónde entran las unidades?: la Ubicación por defecto. Las ubicaciones que se ofrecen son las de las tiendas de la entidad fiscal elegida: mientras no la elijas, el paso está apagado y lo dice. Todas las unidades del fichero entran ahí; después puedes repartirlas línea a línea. Si la entidad no tiene ninguna ubicación, el panel te dice que la crees en Logística → Ubicaciones (ver Tiendas y ubicaciones).
El fichero: pulsa Elegir fichero SINLI o arrastra el fichero encima, en cualquier momento. El fichero aparece en una tarjeta con su nombre, su tamaño y listo para importar; Cambiar (o arrastrar otro encima) lo sustituye. Elegirlo no lo importa todavía.

Antes de importar repasa la entidad fiscal, el contrato, la ubicación y el fichero, con una marca verde en lo que ya está y Falta en lo que no; si has escrito un margen o descuento por defecto, recuerda que las líneas sin margen ni descuento lo tomarán. Cuando no falta nada, pulsa Importar fichero, arriba: solo entonces empieza la importación. Mientras falta algo, ese botón está apagado y a su lado una frase dice qué falta.

Mientras se importa, el panel enseña el nombre del fichero y cuánto se ha subido. Después, mientras el servidor lee las líneas, busca cada artículo en tu catálogo y crea las líneas, la barra se mueve sin porcentaje, porque esa parte no se puede medir: no cierres la página. Al terminar pasa a Edición manual con un aviso verde que dice qué ha traído el fichero: cuántos artículos y cuántas unidades, y en qué ubicación han entrado. Si el albarán trae devoluciones, el aviso dice también cuántas unidades vuelven al proveedor; si es un abono, dice que no mueve existencias. Importar otro fichero vuelve al panel, que recuerda el último fichero importado. Si el servidor rechaza el fichero, su tarjeta dice No se ha importado y el motivo aparece en el panel.

eLibreria abre el albarán como un borrador en la edición manual: revísalo con los pasos de arriba y pulsa Guardar. Nada entra en existencias hasta que guardes, y si sales de la pantalla sin guardar, la aplicación te avisa.

El número del albarán y su fecha llegan del fichero y aparecen ya escritos en Información de la compra. Cada línea se reconoce por su código: si tu tienda ya tiene ese libro o artículo, la línea es la suya; solo un código que no tiene nadie da de alta un artículo nuevo.

Las líneas toman la propiedad del contrato. El albarán dice además cómo envía la mercancía: si dice depósito y el contrato es de compra en firme (o al revés), el aviso lo cuenta y ofrece Ponerlas según el albarán. Un albarán de promoción («P») entra en firme sea cual sea el contrato.
Un albarán de cargo al depósito («C») no se importa: factura unidades que ya tienes en depósito. Márcalas como Adquiridas en su compra o liquida la compra de depósito.
Si el albarán dice que es de feria, Albarán de feria se marca solo; si dice que no lo es, se desmarca.
Si la compra ya tiene líneas, importar otro albarán pregunta antes, porque las descarta: la compra empieza de nuevo con las del fichero, que sustituye al anterior.
Las líneas negativas de un albarán SINLI son devoluciones al proveedor dentro de la misma nota. Se llevan primero unidades en depósito de ese proveedor; con un contrato de compra en firme, si no bastan, se llevan también unidades en firme de ese proveedor, y esas quedan como abono pendiente: la ficha de la línea lo dice, y cuando llegue el abono del proveedor regístralo con Registrar abono (referencia, fecha e importe). Una línea con el abono registrado ya no cambia.
Un albarán SINLI de abono (total negativo) se guarda como abono: queda registrado con sus líneas, pero no mueve existencias.
Si una línea trae un tipo de impuesto que tu instalación no tiene configurado, el borrador lo señala y decides tú antes de guardar.

Los albaranes se importan por SINLI o se introducen a mano: no hay importación de ficheros CSV.

Panel Importar albarán SINLI con la ubicación por defecto, el fichero en su tarjeta listo para importar, la lista Antes de importar completa y el botón Importar fichero — Importar SINLI: la ubicación de destino, el fichero en su tarjeta y Antes de importar; el albarán se abre como borrador al pulsar Importar fichero.

Cambiar una compra ya guardada

Puedes cambiar cantidades, precios y repartos mientras la compra esté abierta. Lo que no se puede es dejar una línea con menos unidades de las que ya salieron de ella (vendidas, devueltas al proveedor, retiradas o montadas en un lote) más las que, aun en la estantería, están apartadas: sus Reservadas y las que tiene una caja abierta o un borrador de devolución al proveedor (Apartadas por otros). Lo que solo se movió de estantería no cuenta. La barra de la línea muestra cada cifra y, si escribes menos, la ficha te avisa.
El proveedor y el contrato se pueden corregir mientras la compra no esté liquidada ni tenga devoluciones al proveedor, siempre a un contrato de la misma entidad fiscal y del mismo tipo (firme o depósito); eLibreria pide confirmación al guardar. Si solo algunos libros eran de otro proveedor, mira esta situación.
Cambiar el precio de algunos ejemplares (icono de la etiqueta en la cabecera de una línea guardada) abre en Lo que cobras un formulario que separa unas unidades con otro PVP, por ejemplo para venderlas a precio rebajado, sin tocar el resto.
En una línea guardada puedes indicar Reservadas y Retiradas (con su motivo) y, si es en depósito, Adquiridas (unidades en depósito que decides comprar en firme).
Borrar una compra solo es posible si no ha dado salida a nada y nunca se liquidó, y solo lo hace el soporte técnico.

Compra guardada ALB-F-Centro abierta de nuevo con la barra de su primera línea, 4 vendidas y 1 devuelta, y los botones Imprimir albarán completo y Devolver al proveedor — Una compra guardada abierta de nuevo: cada línea dice qué pasó con sus unidades (aquí, de 5 recibidas, 4 vendidas y 1 devuelta al proveedor), y arriba están Imprimir albarán completo y Devolver al proveedor.

Plegar las fichas de una compra larga

En una compra con muchos artículos puedes plegar una ficha con la flecha de su cabecera: queda solo la cabecera, que dice cuántas unidades trae el artículo y cuántas líneas tiene («12 unidades · 2 líneas»). Pulsar Añadir línea la vuelve a abrir, y el botón Plegar todas de la barra de Edición manual pliega todas las fichas de golpe (luego dice Desplegar todas; en pantallas estrechas muestra solo su icono). Si una ficha plegada tiene algo que impide guardar, su cabecera dice Revisar, y si al guardar hay un error en una de sus líneas, la ficha se abre sola.

Compra con todas las fichas de artículo plegadas mostrando solo su cabecera — Las fichas plegadas con Plegar todas (la flecha doble junto al número de artículos del albarán): cada una deja solo su cabecera, con las unidades y las líneas del artículo. La flecha de cada ficha la abre o la pliega sola.

Ver la compra desde la mercancía

En la búsqueda de cabecera, cada línea de existencias muestra su compra (número, fecha y proveedor) con un enlace que abre el albarán. Ver La ficha de cada título.