Consultar y mover existencias
Desde la búsqueda de arriba llegas a cada libro con lo que hay en cada estantería, y desde ahí lo mueves, lo retiras o lo corriges.
La página de resultados
La herramienta principal es la búsqueda de cabecera (la lupa de arriba; desde cualquier pantalla, la tecla / lleva a ella). Escribe un código, un título o un autor; cada palabra cuenta, en cualquier orden (ver La barra de arriba). La página dice cuántas coincidencias hay y en cuántos apartados, y lo que escribiste aparece marcado en cada título.
- Arriba, una pestaña por apartado con su número: Libros, Artículos, Editoriales, Estilos, Autores e Idiomas. Pulsa una para ir a él; los apartados sin coincidencias se nombran juntos al final («Sin coincidencias en…»).
- Cada apartado muestra los primeros resultados y su cuenta («5 de 12»); Ver 7 más trae los siguientes en la misma página, sin repetir ni saltarse ninguno.
- Editoriales, estilos, autores e idiomas son bloques: cada uno dice cuántos libros tiene en catálogo y se despliega para verlos con sus existencias. Si solo hay uno, aparece ya desplegado.
- Dos filtros a la derecha: Tienda (un administrador elige una o Todas; un empleado ve la suya) y Solo con existencias, que oculta los títulos sin unidades disponibles y dice cuántos ocultó, con Quitar filtros.
- Si no hay nada, la página lo dice y propone qué probar: menos letras, solo el apellido del autor o la editorial.
La ficha de cada título
- Arriba, el título (enlace a su ficha), la editorial y el ISBN —o la clase fiscal y el EAN de un artículo—, sus cifras (ver más abajo) y una etiqueta con lo disponible: «3 disponibles · 2 tiendas», o «Sin existencias».
- Un bloque por tienda, con lo disponible en ella, y dentro una fila por ubicación y propiedad («Sala · Propio», «Sala · Depósito») con físico, reservado y disponible.
- Bajo cada fila, sus compras: estado, número de albarán (enlace), fecha, proveedor, coste y PVP.
- Los envases enteros disponibles, si el artículo tiene envases («2 envases de 20»).
- Lo retirado en cada tienda, las incidencias abiertas y los vendidos sin línea de venta del artículo.
A un empleado el panel se le abre con el filtro Tienda puesto en la suya, y los gestos (mover, retirar, cerrar incidencias…) solo aparecen en el bloque de su tienda. De una tienda de otra entidad fiscal ve solo cuántas unidades hay en cada ubicación, sin compras ni costes. Un administrador actúa en todas.
Las cifras: vendidos, devueltos, total y última venta
Las cifras de un título se cuentan en las tiendas del filtro (todas, o la elegida) a partir del registro de movimientos, con una sola regla:
- Total: las unidades que entraron en esas tiendas —recibidas en compras (con sus correcciones), montadas o desmontadas allí, o traídas de una tienda de fuera del filtro—. Mover entre dos ubicaciones del filtro no suma nada.
- Vendidos: las vendidas, menos las devueltas por clientes y las ventas anuladas.
- Devueltos: las devueltas al proveedor, menos las devoluciones anuladas. Un abono del proveedor no mueve unidades: lo devuelto cuenta una sola vez, por su devolución.
- Última venta: el día de la última venta en esas tiendas.
Vendidos y devueltos se acompañan de su porcentaje sobre el total. Un título que nunca entró en esas tiendas dice Nunca recibido, sin cifras.
Ejemplo: un libro con un abono SINLI
Entraron 10 ejemplares de un libro en depósito; se vendieron 4 y se devolvieron 3 a la distribuidora, que después envió su abono por SINLI. Las cifras son Vendidos 4 (40,00 %), Devueltos 3 (30,00 %) y Total 10. Antes de esta versión, las devoluciones confirmadas por un abono se contaban dos veces: el mismo libro decía Devueltos 6. Si en tu instalación un título dice ahora menos devueltos que antes, es por esto.
Los gestos
Cada gesto se abre debajo de su fila, uno cada vez: cuántas unidades (con − y +), a dónde si hace falta y un motivo de la lista del gesto («Escaparate», «Dañado», «Perdido»…; ver los motivos de cada gesto) u Otro motivo, que pide escribirlo (como mucho 500 caracteres). Intro aplica y Esc cierra sin hacer nada. El motivo queda en el registro de movimientos (Informes → Movimientos de existencias, ver Movimientos de existencias). Tras cada gesto la ficha del título se redibuja sola; si con el filtro puesto el título deja de cumplirlo, lo dice («Ya no cumple los filtros») en lugar de desaparecer. Pulsar dos veces Aplicar hace el gesto una sola vez.
| Gesto | Qué hace | Límites |
|---|---|---|
| Mover | Lleva unidades de una fila (ubicación y propiedad) a otra ubicación de la misma tienda o de otra tienda. eLibreria elige qué compras se mueven con la regla «margen primero». | Nunca más de lo disponible. Solo a ubicaciones activas; nunca a una de sistema. Solo a tiendas de la entidad fiscal que compró las unidades. |
| Retirar | Saca unidades de la venta por daño, pérdida o robo. Van a «Pérdidas» y quedan visibles como retiradas. | Nunca más de lo disponible. |
| Recuperar | Devuelve a cualquier estantería de la tienda unidades que se retiraron (apareció el libro, se reparó), con su compra y su estado; propone la estantería de la que salieron. Se puede aunque en la tienda no quede ninguna unidad («Sin existencias en esta tienda»). | Nunca más de lo retirado en esa tienda para ese artículo y propiedad. |
| Devolver a la estantería | En el bloque Vendidos sin línea de venta: ejemplares que la caja antigua dio por vendidos sin anotar la venta. Si encuentras uno en la estantería, lo devuelves a las existencias (ver más abajo). | Una sola vez por ejemplar; solo a una estantería de su tienda; con motivo de hasta 500 caracteres. |
| Corregir compra | Cambia la compra a la que pertenecen unas unidades de una línea, sin moverlas. Para cuando un libro se registró en el albarán equivocado. Se abre bajo la línea de esa compra y ofrece solo las compras a las que puede ir. | Solo a otra compra del mismo artículo y de la misma entidad fiscal; nunca más de lo que la línea tiene libre. Solo aparece si el artículo tiene dos compras o más. |
| Abrir un envase, Montar, Desmontar | Actúan sobre la ubicación de la fila, uno por clic (un envase, un lote), sin pedir motivo. Para montar o desmontar varios lotes a la vez usa el bloque Composición de la ficha del lote (ver Montar y desmontar). | Desmontar, solo si la fila tiene algún lote disponible. |
Ejemplo: llevar 10 bolígrafos del almacén a la sala
Los 40 bolígrafos de una compra en depósito están en el Almacén, en dos cajas de 20. Pulsa Mover en la fila «Almacén · Depósito»: debajo se abre «Mover desde Almacén». Pon 10, elige Sala en A la ubicación y el motivo Reorganización, y pulsa Aplicar.
eLibreria abre una de las cajas para sacar las 10 unidades y avisa: «Se ha abierto un envase en depósito: sus 20 ejemplares pasan a ser de la tienda». Es la misma regla que en la caja (ver Abrir un envase): un envase abierto ya no se puede devolver entero al proveedor, así que sus unidades dejan de estar en depósito. La ficha muestra ahora tres filas de la misma compra: en el Almacén, 20 en depósito (la caja que sigue cerrada) y 10 propias (lo que quedó de la abierta), y en la Sala, 10 propias.
Ejemplo: retirar un bolígrafo dañado
En la fila «Sala», Retirar 1 con el motivo Dañado: el botón dice «Retirar 1 ud.» y avisa de que la unidad dejará de estar a la venta. La Sala pasa a 9 y, al pie del bloque de la tienda, aparece «Retirados: 1», con su compra y el botón Recuperar por si vuelve a estar en condiciones. La línea dice también la última retirada: motivo, ubicación, día y hora de la tienda y quién la hizo («Último: Dañado · Sala · 09/10/2026 18:14 · Ana»). Recuperar se abre sobre esa ubicación, y Ver retiradas abre Movimientos de existencias con las retiradas de ese título en esa tienda (ver Movimientos de existencias). Nunca se recupera más de lo que se retiró en esa tienda.
Vendidos sin línea de venta
Si tu librería venía de la versión anterior de eLibreria, la ficha del título puede mostrar el bloque Vendidos sin línea de venta: ejemplares que la caja antigua dio por vendidos sin anotar la venta (los trajo la migración al nuevo motor). Aparece aunque el artículo no tenga existencias.
Si encuentras uno de esos ejemplares en la estantería, pulsa Devolver a la estantería, elige la estantería de su tienda y el motivo. Vuelve a las existencias con su compra, deja de contar como vendido y queda en el registro con su motivo. Vuelve en depósito si su compra sigue abierta; si ya está liquidada, vuelve como propio y la liquidación lo cuenta como comprado.
Incidencias abiertas
Si se anula una devolución de cliente cuando las unidades ya no están en la tienda (se volvieron a vender, por ejemplo), eLibreria no puede «recogerlas» y anota una incidencia: «Faltan 1 en tal tienda (ticket tal, fecha)», al pie de la ficha del artículo en la búsqueda.
Comprueba la estantería; si falta de verdad, sácala con Retirar. Después pulsa Cerrar incidencia, escribe en Por qué se cierra (lo que comprobó) qué hiciste (obligatorio, hasta 500 caracteres) y pulsa Aplicar: sale de la lista y queda anotado quién la cerró y por qué. Un empleado cierra las de su tienda; un administrador, las de cualquiera. Las incidencias abiertas también se listan en la pantalla de inicio.
