Encargos con anticipo: cobrar antes un libro que aún no tienes
«¿Me lo podéis pedir?» es una de las frases que más se oyen en una librería. El encargo fideliza, pero también tiene sus riesgos: el cliente que no vuelve, el libro que llega y nadie sabe para quién era, la señal apuntada en un papel. Te contamos cómo se llevan los encargos en la caja de eLibreria, con anticipo para lo que hay que pedir y con reserva para lo que ya tienes.
Dos casos distintos: lo que no tienes y lo que ya tienes
Antes de cobrar nada conviene separar dos situaciones, porque eLibreria las resuelve de forma distinta:
- El libro no está en la tienda y hay que pedirlo. Para eso está el anticipo: el cliente deja una parte del precio (o todo) y, cuando llega el libro, se le descuenta.
- El libro está en la estantería y el cliente quiere que se lo guardes. Ahí no hace falta anticipo: se vende, o se reserva para que ninguna caja se lo venda a otro.
Cobrar un anticipo, paso a paso
Como la caja no deja vender un artículo sin existencias disponibles, el anticipo se cobra sobre una línea libre:
- Pulsa Línea libre, escribe el concepto (por ejemplo «Encargo: título del libro»), elige la clase fiscal de lo encargado y escribe su precio.
- Si quieres que el anticipo quede a nombre del cliente, elígelo en ¿Quién compra?
- Abre Anticipo en el panel, escribe lo que deja el cliente —nunca más que el total de la pantalla— y pulsa Cobrar anticipo - Efectivo o Cobrar anticipo - Tarjeta.
- Se emite un ticket (o una factura) por ese importe, con su número. Es el justificante que se queda el cliente: dile que lo guarde.
Cuando el libro llega de la distribuidora, lo recibes en una compra como cualquier otro: el anticipo no cambia nada en la entrada de mercancía.
Cuando el cliente viene a buscarlo
Vendes el libro en la caja como siempre, escribes el número del anticipo en Número del anticipo y pulsas Descontar anticipo. La caja muestra lo que queda por pagar y lo cobras con la forma de pago que quiera el cliente.
- El número se busca entre los anticipos de la entidad fiscal de la tienda de la caja. Si no existe o está anulado, la caja lo dice.
- El documento de la venta sigue al del anticipo: si el anticipo se cobró con ticket, la venta también sale con ticket.
- En el panel de objetivos del mes, el anticipo cuenta el día en que el cliente recoge el libro, con toda su mercancía, y no el día en que se cobró.
Si el cliente renuncia: «Anular anticipo»
Pasa: el libro tarda, el cliente lo encuentra en otro sitio o simplemente cambia de idea. Abre la venta del anticipo —por su número, en la lupa de la cabecera o en Logística › Ventas— y pulsa Anular anticipo. Devuelve lo que quede del anticipo, todo o una parte, con la forma de pago que elijas.
Si el libro ya había llegado, se queda en tu estantería como cualquier otro ejemplar. Y si venía en depósito y no se vende, volverá a la distribuidora cuando liquides esa compra: lo contamos en Depósito editorial: cómo liquidar, revertir y devolver lo que no vendes.
Apartar un libro que ya está en la tienda
Si el ejemplar ya está en la estantería, lo que necesitas es que nadie más lo venda. Las unidades se apartan en la compra de la que vinieron: en la línea guardada, en Unidades que no están a la venta, subes las Reservadas. Desde ese momento ninguna caja las ofrece.
Cuando el cliente viene a recogerlo, marca Incluir reservas antes de escanear y elige la ubicación donde está el libro. En cuanto la caja toma la unidad, deja de estar reservada: si luego quitas la línea o no cobras, queda a la venta y hay que volver a reservarla en la compra.
Una advertencia práctica: la reserva no guarda el nombre del cliente. Anótalo en el propio libro (una tira de papel dentro basta) para saber de quién es cuando llegue.
Lo que la caja no hace (todavía)
Para que no haya sorpresas en el mostrador:
- No hay pago aplazado en caja. Cada venta se cobra en el momento; la venta a crédito o con pago aplazado en caja todavía no está disponible. Si un colegio o una biblioteca te paga más adelante, lo que admite vencimientos es la factura completa del editor de facturas.
- El anticipo se cobra en efectivo o con tarjeta, que son los dos botones de cobro del anticipo.
- Un anticipo no aparta ejemplares. Es dinero a cuenta de algo que aún no está; si el libro ya está en la tienda, usa una reserva.
Todo el detalle está en el manual, en cobrar un anticipo y descontarlo después y en vender lo apartado para un cliente, y en la página del TPV para librerías.
Preguntas frecuentes sobre encargos y anticipos
¿Tengo que reservar ejemplares para cobrar un anticipo?
No. El anticipo es para lo que todavía no está en la tienda, así que no hay ejemplares que reservar: se cobra sobre una línea libre con el concepto, la clase fiscal y el precio de lo encargado. Si el libro ya está en la estantería, no hace falta anticipo: se vende, o se aparta con una reserva en su compra.
¿Puedo devolver solo una parte del anticipo?
Sí. Abre la venta del anticipo por su número y pulsa «Anular anticipo»: devuelve lo que quede del anticipo, todo o una parte, con la forma de pago que elijas.
¿El anticipo se cobra con ticket o con factura?
Al cobrarlo se emite un ticket (o una factura) por ese importe, con su número: es el justificante que se queda el cliente. Cuando la venta final descuenta el anticipo, su documento sigue al del anticipo: si el anticipo fue un ticket, la venta también lo es.
¿Puede el cliente llevarse el libro y pagar el resto otro día?
No desde la caja. En caja cada venta se cobra en el momento, y la venta a crédito o con pago aplazado en caja todavía no está disponible. El anticipo es justo lo contrario: el cliente paga una parte antes y el resto al recoger el libro.
¿Puedo descontar el anticipo en otra de mis tiendas?
Sí, si esa tienda es de la misma entidad fiscal: el número se busca entre los anticipos de la entidad fiscal de la tienda de la caja. Si el número no existe o el anticipo está anulado, la caja lo dice.