Encargos de clientes con señal
Un cliente te pide un libro que no tienes. Con eLibreria lo apuntas en un encargo, eliges el proveedor que puede servirlo, cobras una señal si quieres y sabes en todo momento en qué punto está, hasta que lo recoge y paga el resto en la caja.
Toma el encargo y elige de dónde sale cada libro
Escaneas o escribes el ISBN, el EAN o el título, igual que en una compra, y cada línea te dice al momento qué hay: cuántos ejemplares libres quedan en la tienda de recogida, cuántos hay en otras tiendas de tu empresa, cuántos están ya pedidos a proveedor y cuántos apartados para otros encargos.
- Si lo tienes en la tienda, pulsa «Reservar de existencias»: al confirmar el encargo, el ejemplar queda apartado para ese cliente.
- Si hay que pedirlo, «Elegir proveedor» lista los proveedores con contrato y, de cada uno, cuántas líneas sirve, su descuento con el coste estimado, su plazo en días laborables, sus pedidos de los últimos 12 meses y su último pedido.
- «Recomendado» es, entre los que pueden servir todos los títulos, el de menor coste completo, aunque nunca le hayas pedido. Tú decides.
- Un ISBN que no tienes en el catálogo se da de alta sin salir del encargo, con su PVP.
- Para quién es: un cliente con ficha o, sin ficha, un nombre y un teléfono o un correo; la tienda donde lo recogerá y cómo quiere que se le avise.
- Al confirmarlo, el encargo recibe su número y puedes imprimir el resguardo para el cliente: lo encargado, la tienda de recogida con su dirección y su teléfono, y la señal entregada.
Una señal, si quieres, cobrada en la caja
La señal es opcional. Si la pides, el encargo abre la caja con la señal como su única línea y la cobras como cualquier venta: en efectivo, con tarjeta, con pago mixto o con el saldo del cliente. Al cobrarla, el encargo queda confirmado.
- La caja no deja cobrar una señal mayor que el encargo.
- Si el cliente prefiere no dejar nada, «Confirmar sin señal» confirma el encargo sin cobrar.
- Al entregar, la caja descuenta de la señal la parte de lo que se lleva, y el cliente paga solo el resto.
- Si al final sobra dinero de la señal, se le devuelve en la última recogida, o con «Devolver señal» si ya no queda nada por entregar.
- La señal es del encargo: mientras siga abierto, «Anular anticipo» no la toca, y la venta de la señal te lleva al encargo.
Cada encargo, seguido hasta que llega
Cada encargo tiene su página de seguimiento. Arriba, una franja con los pasos —encargado, pedido a proveedores, recibido, cliente avisado y entregado— y la fecha de cada uno. Debajo, cada línea con lo que ya está apartado, lo avisado, lo entregado y cuándo se espera lo que falta.
- El recuadro «Siguiente paso» dice siempre qué falta: enviar un pedido, avisar al cliente, pedírselo a otro proveedor, esperar, entregar o devolver la señal, con el botón que lo hace.
- La lista de encargos tiene contadores para lo que pide hacer algo: «Por avisar», «Sin recoger», «Retrasados», «Por reasignar» o «Señal no devuelta», entre otros. Cada uno lleva a sus encargos, con lo que falta en cada fila.
- Las fechas previstas son estimaciones en días laborables, contadas con los días de salida, la hora límite y los periodos sin servicio de cada proveedor.
- Si un proveedor no va a servir una línea, «Reasignar» la pasa a otro sin rehacer el encargo.
Avisa al cliente y entrégaselo en la caja
Cuando llega lo encargado, «Avisar de llegada» te prepara el mensaje: por WhatsApp, SMS o correo abre el texto ya escrito, con lo que queda por pagar al recoger; por teléfono te dice qué leer. Lo envías tú, y el aviso queda anotado cuando pulsas «He avisado».
- También puedes avisar de una llegada parcial, o de que un libro se retrasa o llega en otra edición.
- «Entregar y cobrar» abre la caja con los ejemplares apartados del encargo ya en el ticket y la señal descontada.
- Si el mismo cliente recoge varios encargos a la vez, entran en el mismo ticket, cada uno con su señal.
- El ticket y la factura nombran el encargo en cada línea. Y si el cliente necesita factura, «Cambiar a factura» lo resuelve desde el propio encargo.
Ver en el manual: avisar al cliente →
Del encargo al pedido a proveedor
No tienes que copiar el encargo en ningún pedido. Al confirmarlo, cada línea que pediste a un proveedor se suma a su pedido abierto, o abre uno, y el seguimiento te enseña ese pedido con el estado real de la línea: pendiente de enviar, en camino, recibida o no servida.
- Si el pedido aún no ha salido, el encargo te ofrece enviarlo desde el propio seguimiento.
- Cuando recibes la mercancía contra el pedido, los ejemplares quedan apartados para el encargo que los esperaba y, si ya está todo en la tienda, eLibreria te propone avisar al cliente.
- Si el proveedor no sirve un título, el encargo queda «Por reasignar» y lo ves en el contador.
Sigue leyendo: Pedidos a proveedor por SINLI, correo o teléfono — cómo sale el pedido, cómo se reclama lo que se retrasa y cómo se recibe.
Preguntas frecuentes
¿Y el anticipo?
Sigue existiendo para lo que no es un encargo. Para un libro que hay que pedir para un cliente, toma un encargo: su señal se cobra desde el encargo y se descuenta al entregarlo, no con «Descontar anticipo».
¿eLibreria avisa sola al cliente?
No. Cuando llega lo encargado, eLibreria prepara el aviso por WhatsApp, SMS o correo, o te dice qué leer si le llamas, y eres tú quien lo envía. El aviso queda anotado cuando pulsas «He avisado».
¿Qué proveedor propone eLibreria?
Entre los proveedores que pueden servir todos los títulos del encargo, marca como «Recomendado» el de menor coste completo, aunque nunca le hayas pedido nada. Si una línea hay que pedírsela a otro, la lista se ordena por plazo de entrega y recomienda el más rápido. La elección es siempre tuya.
¿Y si el cliente renuncia?
Cancelas el encargo entero o solo la línea que ya no quiere. eLibreria calcula la parte de la señal que le corresponde, el diálogo dice antes qué pasará con los ejemplares apartados y con el pedido al proveedor, y el motivo queda en la historia del encargo.
¿Puede recoger varios encargos en un solo ticket?
Sí, si son del mismo cliente y llevan el mismo documento. En la caja añades el otro encargo por su número y se descuenta la señal de cada uno.