Pedidos a proveedor por SINLI, correo o teléfono
Lo que pides a tus distribuidoras y editoriales, en un solo sitio: los encargos de tus clientes y lo que quieres reponer se juntan en el pedido de cada proveedor, eLibreria te prepara el fichero o el correo para que lo envíes, y sabes qué falta, qué se retrasa y qué ha llegado.
Un pedido abierto por proveedor
Cada proveedor tiene un borrador abierto por contrato y tienda que recibe. Ahí se suman solas las líneas de los encargos de clientes que confirmas con él, y tú añades lo que quieras reponer. Se envía cuando tú decides.
- Escaneas o escribes el ISBN, el EAN o el título; el EAN de una caja añade una línea de cajas.
- Cada línea dice sus existencias en cada tienda de tu empresa, lo que ya está pedido en otros pedidos, lo apartado para encargos y lo vendido en 30 días, con un consejo: «Pedir N», «Cubierto» o «Bajo pedido».
- Un título que nunca le compraste a ese proveedor parte del descuento pactado con él.
- El resumen suma unidades, coste e impuestos, y dice cuánto falta para el pedido mínimo y para los portes pagados.
- Las líneas de un encargo dicen para quién son, y no se pueden bajar de lo que el cliente encargó.
Empieza en la tienda: Encargos de clientes con señal — cómo se toma el encargo y cómo llega su línea al pedido del proveedor.
Envíalo por SINLI, por correo o por teléfono
eLibreria no envía correos por ti: prepara lo que tú envías y anota cómo lo enviaste. Eliges el canal que use cada proveedor.
- Por SINLI: eLibreria genera el fichero PEDIDO y un borrador de correo que ya lleva el fichero, la dirección y el asunto. Lo abres en tu programa de correo y lo envías. Para ello el proveedor necesita su dirección SINLI y tu empresa, una cuenta FANDE emisora.
- Por correo con PDF: el mismo paso te prepara el PDF del pedido con su asunto, para el proveedor que no trabaja con SINLI.
- Por teléfono o en la web del proveedor: imprimes el borrador, dictas el pedido y lo marcas como enviado. Si mientras tanto entró otra línea, puedes pasarla a un borrador nuevo.
- «Marcar como enviado» solo ofrece los canales que pudieron llevar el pedido, y en la lista puedes marcar varios a la vez.
- Si con el pedido un contrato de depósito pasaría de su límite de riesgo, te lo dice con las dos cifras y el botón pasa a «Marcar enviado igualmente»: el envío nunca se bloquea por ello.
Ver en el manual: enviar por SINLI o por correo →
Reclama lo que se retrasa
Un pedido está retrasado cuando alguna línea pendiente pasa de su fecha prevista. La lista lo cuenta en «Retrasados», y la ficha del pedido te dice cuántos días lleva y qué línea es.
- «Reclamar» propone las líneas retrasadas con lo que falta y sus días de retraso, y tú marcas cuáles reclamas.
- Si el pedido salió por SINLI, eLibreria genera un fichero RECANU de reclamación; si no, una hoja «Reclamación del pedido» para llamar o enviar. Cuando la envías, la marcas y la línea dice «Reclamado» con el día.
- «Reenviar» es para cuando el proveedor dice que el pedido no le llegó: te vuelve a preparar lo que salió por cada canal.
- Si cancelas un pedido o una línea que ya habían salido, eLibreria prepara la anulación para el proveedor —un fichero RECANU por SINLI o una hoja impresa— y te recuerda que está sin comunicar hasta que la marcas.
Ver en el manual: cancelar un pedido y comunicar la anulación →
El acuse VALPED y la recepción contra el pedido
Cuando el proveedor responde por SINLI con su acuse, lo subes en la lista de pedidos con «Subir acuse (VALPED)»: un mismo fichero puede responder a varios pedidos, y cada línea toma el estado que dice el proveedor, como «Agotado en editorial», «Descatalogado» o una reimpresión prevista.
- Lo que el proveedor no aceptó se cancela o se pide a otro desde ahí mismo.
- Un pedido enviado por SINLI que pasados unos días no tiene acuse sale marcado «Sin acuse».
- Cuando llega la mercancía, «Recepcionar» abre la compra ya rellena con lo pendiente del pedido: revisas lo que ha llegado y anotas lo que no.
- Si el proveedor manda el albarán SINLI, lo importas en esa misma compra y cada línea se casa con su pedido.
- Al guardar, las unidades quedan apartadas para los encargos que las esperaban, el pedido cambia de estado y, si un encargo ya tiene todo en la tienda, eLibreria te propone avisar al cliente.
Reposición: tú decides qué se pide
eLibreria no pide nada por su cuenta: te dice qué conviene reponer y tú decides qué entra en el pedido.
- La pestaña «Suministro» de cada libro responde a «¿lo pido?»: de qué proveedor viene, cuánto suele tardar, si hay un pedido en curso o retrasado, el último coste y el consejo de tu tienda.
- Su botón «Pedir» añade el título al borrador del proveedor habitual sin salir de la ficha.
- En el pedido, «Sugerencias de reposición» lista los artículos de ese proveedor que el consejo pide reponer y aún no están en el pedido, para añadirlos uno a uno o todos a la vez.
- Una novedad se pide como novedad: el consejo cuenta la demanda desde que el título llegó a la tienda.
La ficha del proveedor: condiciones, envíos y estadísticas
Todo lo que sabes de un proveedor, en su ficha: sus datos, sus contratos y las condiciones con las que trabaja contigo. Con ellas eLibreria calcula los descuentos de partida y las fechas previstas de pedidos y encargos.
- Condiciones por defecto: su descuento en libros y sus condiciones en papelería y artículos, que heredan sus contratos salvo que digan otra cosa.
- Envíos y portes: días de salida, hora límite de pedido, plazo de entrega, pedido mínimo, desde qué importe los portes son pagados y los periodos sin servicio. Una frase te dice qué pasaría hoy: «Si pide hoy, sale el … y llega el …». Las fija un administrador; el resto del equipo las consulta.
- Estadísticas: lo comprado y los pedidos realizados en los últimos 30 días, 12 meses, este año o todo el histórico, para todas tus empresas o una; las compras de cada mes; los pedidos que llegaron a tiempo; los plazos reales frente a los pactados; y el riesgo de sus contratos de depósito. Todo se exporta a CSV.
Ver en el manual: la ficha del proveedor →
Preguntas frecuentes
¿Envía eLibreria el pedido por mí?
No. eLibreria prepara el fichero SINLI y un borrador de correo que ya lleva el fichero, la dirección y el asunto, o el PDF del pedido, y tú lo envías desde tu correo. Después lo marcas como enviado con el canal por el que salió.
¿Qué necesito para pedir por SINLI?
La dirección SINLI del proveedor en su ficha, una cuenta FANDE emisora de tu empresa y la dirección de la tienda completa. Si falta algo, el paso de envío dice qué es, y el pedido puede salir igualmente por correo con PDF o por teléfono.
¿Qué pasa si el proveedor no sirve algo?
Cancelas la línea con su motivo (agotado, descatalogado…) o se la pides a otro proveedor. Si el pedido ya había salido, eLibreria prepara la anulación para el proveedor: un fichero RECANU si se envió por SINLI, o una hoja impresa si no. Los encargos de clientes que esperaban esa línea siguen enlazados o quedan por reasignar, y lo ves en su seguimiento.
¿Cuándo llegará el pedido?
eLibreria lo estima en días laborables con las condiciones del proveedor: sus días de salida, su hora límite, su plazo de entrega y sus periodos sin servicio. Es una estimación: si una línea pasa de su fecha, el pedido aparece en «Retrasados» y puedes reclamarla.