Depósito editorial: cómo liquidar, revertir y devolver lo que no vendes

Qué es un depósito (y por qué no es una compra)

Un libro en depósito está en tu estantería, pero sigue siendo del proveedor hasta que lo vendes o hasta que liquidas la compra. Un libro en firme, en cambio, ya es tuyo desde que entra. En la estantería no se distinguen; en tus cuentas, sí: unos se pagan y otros se devuelven o se pagan solo si se venden.

Por eso eLibreria no guarda el stock como un número suelto por título, sino separado por propiedad y por compra: cada unidad sabe de qué albarán y de qué proveedor vino, si es propia o está en depósito y dónde está. Es lo que permite, más adelante, liquidar un albarán concreto sin tocar el resto (ver las capas de la mercancía en el manual).

El contrato del proveedor decide: firme o depósito

Cada proveedor tiene uno o varios contratos, y toda compra se hace contra uno de ellos. El contrato tiene un tipo (depósito o compra en firme), unos días de vencimiento —cuánto tiempo tienes para devolver lo que no vendas— y un límite. Lo que importa en el día a día:

• Las líneas toman la propiedad del contrato, tanto las que añades a mano como las de un albarán SINLI. Cada línea lo dice con la etiqueta «Según contrato».
• Una línea puede ser la excepción. Si cambias la propiedad de una línea, la etiqueta pasa a «Excepción» y eLibreria te avisa antes de guardar, porque una vez guardada la propiedad de la línea ya no se cambia.
• El albarán SINLI también habla. Si el fichero dice depósito y el contrato es de compra en firme (o al revés), el aviso lo cuenta y te ofrece ponerlas según el albarán. Un albarán de promoción entra en firme sea cual sea el contrato, y uno de cargo al depósito no se importa: factura unidades que ya tienes en depósito.
• Las fechas van en la compra. En una compra en depósito escribes el vencimiento del albarán y el límite de devolución, contando desde la fecha de compra con los días del contrato. eLibreria no las rellena sola, y el límite de devolución no puede ser posterior al vencimiento.

Si quieres ver cómo se configura, el manual lo explica en el tipo de contrato y la propiedad y en la propiedad según el contrato.

Las tres salidas de un libro en depósito

Cada unidad que entra en depósito acaba de una de estas tres maneras:

• Se vende. En ese momento pasa a ser tuya y sale al cliente. Al liquidar, queda registrada como pagada al proveedor.
• Se adquiere. Decides quedártela en firme: en la línea guardada de la compra la marcas como «Adquiridas». Es la forma de quedarte, por ejemplo, los ejemplares de un autor que se vende solo todo el año.
• Se devuelve. Vuelve al proveedor, en la liquidación o en una devolución a proveedor anterior.

Que no se te pase la fecha: «Depósitos que vencen»

La pantalla de inicio tiene un bloque, Depósitos que vencen, con los albaranes en depósito que aún no has liquidado y cuya fecha de devolución es de este mes o ya pasó. Los que ya han vencido llevan la marca «Vencido», y el número abre el albarán. Un empleado ve los de la entidad fiscal de su tienda; un administrador, los de todas.

Como las fechas son las que escribiste en cada compra, el aviso es tan bueno como esas fechas: merece la pena revisarlas al dar de alta el albarán. Más detalle en la pantalla de inicio.

Liquidar: devolver de una vez lo que no vendiste

Cuando llega el momento de cerrar un depósito, no hace falta contar ejemplares estantería por estantería. En Logística › Compras pulsas Liquidar en la compra y lo confirmas. Esto es lo que hace eLibreria:

1. Devuelve al proveedor las unidades en depósito que quedan de esa compra, estén en la ubicación que estén.
2. Deja registradas como pagadas al proveedor las que se vendieron o se adquirieron.
3. Si alguna unidad devuelta estaba reservada para un cliente, libera la reserva y te avisa de cuáles eran.
4. Si la compra venía en envases, solo devuelve envases enteros; las unidades sueltas que sobren pasan a ser tuyas y el aviso te dice cuántas y a qué coste.
5. Si la compra tiene líneas en firme, sus unidades no se mueven: quedan anotadas como pagadas y se siguen vendiendo.

La compra queda liquidada, con su fecha de liquidación en el listado y en el editor. Para acompañar el paquete, imprime el documento con Imprimir liquidación.

¿Te equivocaste? En la compra liquidada, Revertir liquidación la deshace y las unidades vuelven. Si otra pestaña aún te ofrecía «Liquidar», eLibreria te dirá que ya está liquidada en vez de liquidarla dos veces. Lo que no se puede es borrar después esa compra: la liquidación forma parte de su historia. El paso a paso está en el manual, en liquidar una compra en depósito y revertir la liquidación.

Devoluciones parciales y el fichero DEVOLU

No todo espera al final del depósito. Un ejemplar llega dañado, una distribuidora manda lo que no pediste o una novedad no arranca y prefieres devolverla antes. Para eso está Logística › Devoluciones a proveedor, que vale para firme y para depósito:

• Eliges el albarán (o empiezas desde el propio albarán con «Devolver al proveedor») y la pantalla te enseña, por línea, lo que queda en la tienda y dónde está, ya descontado lo vendido, lo devuelto antes y lo apartado.
• Cada línea lleva su motivo: Dañado, Error de envío, Fin de depósito, Novedad no vendida u Otro (este último, con un texto).
• El borrador aparta las unidades durante 7 días, para que la caja no las venda mientras preparas el paquete. Si pasan los 7 días, la reserva se libera sola.
• Al confirmar, las unidades salen de la tienda hacia el proveedor y lo que queda por liquidar del albarán baja en lo devuelto. Imprimes la nota de devolución, numerada por entidad fiscal y año, y la metes en el paquete.
• El fichero SINLI DEVOLU se descarga desde la devolución confirmada, para enviarlo a la distribuidora con tu programa de correo SINLI. Si la devolución lleva unidades en firme y en depósito, salen dos ficheros, uno por tipo, porque cada albarán SINLI es de un solo tipo. Para poder descargarlo hacen falta la dirección ESFANDE del proveedor en su ficha y la cuenta FANDE emisora de tu librería.

Después de confirmar, lo que era depósito no necesita nada más: nunca se pagó, y la línea lo dice («Sin abono (depósito)»). Lo que era firme espera su abono: cuando llega, lo registras con su referencia, fecha e importe. Y mientras no tenga abono registrado, una devolución confirmada por error se anula y las unidades vuelven a su sitio.

Un detalle que conviene saber: un albarán liquidado ya no admite devoluciones a proveedor, tampoco de sus líneas en firme. Si necesitas devolver un ejemplar en firme dañado de un albarán ya liquidado, revierte la liquidación, haz la devolución y vuelve a liquidar. Todo el detalle, en devolver parte de un albarán, descargar el fichero SINLI y después de confirmar. Si quieres saber más del protocolo, lo contamos en ¿Qué es SINLI y cómo integrarlo en tu librería?

Los papeles que te pide el proveedor

Cuando la distribuidora te pregunta qué has vendido de su albarán o qué le devuelves, la respuesta está en el botón «…» de cada compra del listado:

• Imprimir albarán completo: la compra entera, línea a línea, tal como se recibió y dónde se colocó, aunque después las unidades se hayan movido, vendido o devuelto.
• Imprimir liquidación: lo que se le devuelve.
• Imprimir ventas: lo vendido de esa compra, descontando lo que los clientes devolvieron.

Y en Informes › Ventas por albarán tienes lo vendido de cada albarán de un proveedor, con unidades, coste y desglose de impuestos: la base para comprobar la factura que te emitirá el proveedor. Lo explica el manual en documentos útiles para el proveedor.

Una rutina mensual que funciona

Con todo esto, el depósito se lleva con una revisión al mes:

1. Al recibir cada albarán en depósito, comprueba que el contrato es el bueno y escribe sus dos fechas.
2. Una vez al mes, mira «Depósitos que vencen» en la pantalla de inicio.
3. Decide qué te quedas y márcalo como «Adquiridas».
4. Liquida, imprime la liquidación y prepara el paquete.
5. Cuando llegue la factura del proveedor, compárala con Ventas por albarán.

Si además trabajas con encargos de clientes, te puede interesar cómo cobrar un anticipo por un libro que aún no tienes.

Preguntas frecuentes sobre el depósito editorial