Devoluciones a proveedor por lotes: de la caja al abono
Lo que devuelves al proveedor empieza siendo una caja: libros en la mano, de uno o de varios albaranes, de uno o de varios proveedores. Te contamos cómo se trabaja esa caja en eLibreria con un lote de devolución: lees los libros, ves de qué albarán sale cada ejemplar, revisas y confirmas, envías la hoja y el fichero DEVOLU por tu canal y sigues cada devolución hasta su abono. Y también cómo se liquida un depósito con su propio lote, y cómo se deshace.
El problema de la caja de devoluciones
Cuando preparas una devolución tienes libros en la mano, no albaranes. Un mismo título puede estar en varios albaranes en vigor de tu tienda, unos en firme y otros en depósito, con descuentos y plazos distintos. Y la caja puede llevar libros de varios proveedores, cada uno con su hoja y su fichero.
El lote resuelve eso en un solo recorrido: preparas la caja leyendo libros, y al confirmar se convierte en tantas devoluciones como proveedores haya. Vamos a verlo entero, desde la primera lectura hasta el abono.
El lote y sus cuatro entradas
Un lote es la caja que preparas para devolver. Sirve para lo que no se vende, lo defectuoso o lo que vence, de uno o de varios albaranes y proveedores, y vale para firme y para depósito. Al confirmar, eLibreria abre una devolución por proveedor con todo lo de ese proveedor, aunque venga de varios albaranes.
Cada tienda tiene como mucho un lote abierto, sin contar sus lotes de liquidación, de los que hablamos más abajo. Por eso el botón de empezar continúa el lote si ya existe. Puedes entrar por cuatro sitios:
- Nuevo lote · escanear la caja, en Compras a proveedores › Devoluciones a proveedor. Si ya hay un lote abierto, el botón dice Continuar lote LD… · escanear la caja.
- Desde un albarán, en la misma lista: abre el lote con los albaranes en vigor.
- Devolver al proveedor, desde un albarán o desde su fila en la lista de compras: abre el lote con ese albarán.
- Preparar lote, en el aviso «N albaranes con el plazo de devolución que vence en 45 días o menos».
Un administrador sin tienda elige primero la tienda. Los lotes se numeran LD2026-00001, … a partir de su primera línea: un lote vacío dice «Lote nuevo» y no gasta número. Las devoluciones se numeran DP2026-00001, … por entidad fiscal y año, así que las tiendas de una misma entidad comparten la numeración.
El lote normal no es la única manera de devolver: el fin de un depósito va con «Liquidar», que verás más abajo, y un albarán SINLI puede traer líneas negativas. El manual lo resume en qué manera usar en cada caso.
Primero, el motivo
Antes de leer nada, eliges el Motivo del lote: Defectuoso, Error de envío, Novedad no vendida, Baja rotación u Otro (este último, con su texto). Cada línea toma el motivo del lote, y puedes cambiarlo en la propia línea.
«Fin de depósito» no está en esa lista: es el motivo fijo de las líneas de un lote de liquidación.
Un caso que conviene tener claro: si un ejemplar de un pedido a proveedor llegó dañado, en la recepción marcas la incidencia «Dañado». Después lo metes en un lote de devolución y eliges tú el motivo «Defectuoso», porque el ejemplar toma el motivo del lote. La línea del pedido sigue pendiente hasta que llegue el bueno.
Leer la caja: de qué albarán sale cada ejemplar
Cada lectura añade una unidad a la caja y la aparta de la venta mientras el lote esté abierto. Si el libro está en un solo albarán en vigor de la tienda, entra directamente: el aviso verde dice qué entró, de qué ubicación y a qué albarán, con Deshacer (Ctrl+Z) y Cambiar albarán. Si no tienes el lector a mano, Buscar sin lector (o F2) busca por título.
Si el libro está en varios albaranes en vigor, la pantalla te lo pregunta con el título ¿De qué albarán lo devuelve? y te enseña hasta cuatro, de peor a mejor condición para la librería. El recomendado sale de esta regla:
- Primero, el de menor descuento.
- A igual descuento, el plazo de depósito o de firme que vence antes.
- Después, el más antiguo.
La razón es que el ejemplar con mejor descuento es el que conviene conservar para vender; por eso se propone devolver antes el de menor descuento. No lo confundas con el «Recomendado» de los encargos y los pedidos a proveedor, que se decide de otra manera.
Con el teclado es rápido: Intro elige el recomendado, el número de otro (1–4, según cuántos haya) y Esc deja el libro fuera. Recordar para este título en la caja manda sus siguientes lecturas al mismo albarán. Mientras la ventana está abierta, lo que escanees no cuenta, y la ventana te lo dice.
Lo que no entra, y por qué
Una lectura que no puede entrar no se pierde: se queda en N lecturas no han entrado en la caja, con su motivo y, cuando lo hay, el gesto para resolverlo. Ocultar lo deja fuera. Los motivos son estos:
- Está apartado para un encargo (con Ver encargo).
- Está en otra devolución sin confirmar (Continuar).
- Está en una venta abierta, o apartado.
- Está en otra tienda (Devolver desde esa tienda), o es de otra entidad fiscal.
- Es en firme y está fuera de su plazo de devolución (Devolver igualmente…, solo con acuerdo del proveedor; la línea queda marcada «Fuera de plazo»).
- Es de un depósito vencido o de un albarán liquidado.
- No está en ningún albarán, o no queda nada que devolver.
Los plazos: firme y depósito
Firme y depósito no calculan su plazo igual, y conviene saber de dónde sale cada uno.
En firme, el plazo para devolver es el día de devolución de la línea del albarán. Si la línea no lo tiene, es el día del albarán más los Días para devolver en firme del contrato o, si el contrato no los dice, de la ficha del proveedor. Sin ninguno de ellos, no hay plazo. Fuera de plazo, un ejemplar en firme solo entra con Devolver igualmente…, y eso es para cuando el proveedor está de acuerdo.
En depósito, lo que manda es el Límite de devolución de la compra, el que la pantalla enseña como «Depósito vence el…»: pasado ese día ya no entra en una caja normal, y para el fin de un depósito está «Liquidar». Si la compra no lo tiene, no hay límite.
Para que no se te pasen, el contador Plazos que vencen en 45 días de la lista de devoluciones dice los albaranes y las unidades devolvibles, y te lleva al primero que vence. Desde el aviso, Preparar lote empieza el lote.
Añadir desde un albarán
A veces no quieres leer libro a libro, sino meter de golpe lo devolvible de un albarán; por ejemplo, un depósito que vence. Para eso, Desde un albarán:
- A la izquierda, los albaranes en vigor de la tienda, que puedes buscar y ordenar por Vence antes, Más reciente o Por proveedor.
- A la derecha, sus líneas con dónde están, cuántas se pueden devolver y cuántas ya están en la caja.
- Marcar todo lo devolvible y Añadir N títulos · M uds. a la caja las pasan al lote.
- Debajo, lo que ese albarán no ofrece desde esta tienda y por qué.
Revisar y confirmar: una devolución por proveedor
Antes de confirmar, la caja se puede ajustar. Libros en la caja muestra cada línea con su albarán, su condición (depósito o firme y, con el permiso, su descuento), de qué ubicación se cogió, las unidades y el motivo. Las unidades salen primero de la ubicación con más ejemplares, y se ordena por Último primero o Por proveedor. Quitar de la caja saca una línea; Cancelar lote, en ⋯ Más acciones, renuncia al lote entero y libera las unidades, y el número del lote y sus lecturas se conservan (Ver lecturas).
La reserva de un lote normal dura 7 días, que cada gesto renueva, y caduca sola. Si se pasan los 7 días, se vuelve a apartar al siguiente gesto, y lo que se vendió entretanto se dice como aviso.
Revisar y confirmar · N uds. (F9) agrupa la caja por proveedor: una devolución nueva por cada uno, con sus albaranes y líneas, el depósito que se libera (sin impuestos), el abono a recibir (con impuestos) y el canal de cada uno. La pantalla sigue tres pasos: Escanear la caja, Revisar por proveedor y Confirmar y enviar.
La revisión vuelve a comprobar la caja: lo que se liquidó o venció desde que entró sale de la caja con su aviso. El panel Al confirmar te dice antes qué pasará: las devoluciones que se crean, las unidades que salen del stock, las hojas para imprimir y los ficheros DEVOLU, y los abonos que quedan abiertos.
La casilla Marcar como enviadas por su canal viene marcada, y con ella las devoluciones quedan marcadas al confirmar; quítala si las vas a enviar más tarde. Pulsa Confirmar lote · 4 devoluciones (el número cambia) o Volver a la caja. Si la caja cambió desde la revisión, no se confirma nada y la revisión se vuelve a leer.
La hoja y el fichero DEVOLU los envías tú
eLibreria prepara, y tú envías. La aplicación deja lista la hoja de cada devolución y su fichero DEVOLU, y tú los mandas al proveedor por tu canal. Marcar enviada solo deja anotado que ya lo has hecho.
- La hoja. Imprimir saca la hoja que acompaña la caja, e Imprimir hojas imprime las del lote. Es el documento del proveedor y sale con sus importes.
- El fichero. Una devolución confirmada descarga su albarán de devolución SINLI (
DEVOLU), y lo envías al distribuidor con tu programa de correo SINLI. Si tiene unidades en firme y en depósito, salen dos ficheros, porque cada albarán SINLI es de un solo tipo. - Si el botón está desactivado, el motivo aparece escrito debajo: falta la dirección ESFANDE del proveedor (en su ficha, campo Directorio ESFANDE) o la cuenta FANDE emisora de la librería (en Configuración eLibreria › Cuentas FANDE).
Si quieres saber más del protocolo, lo contamos en ¿Qué es SINLI y cómo integrarlo en tu librería?
Seguimiento y reclamación
El lote confirmado muestra cada devolución con su estado: Confirmada · por enviar, Enviada · pendiente de abono, Recibida · pendiente de abono, Confirmada · depósito · por enviar, Enviada · depósito, Recibida · depósito, Abonada o Anulada, con sus líneas y su historial. Cada una ofrece Imprimir, Descargar DEVOLU, Marcar enviada, Marcar enviada de nuevo (que vuelve a contar la espera), Marcar recibida, Reclamar y Ver. El lote se cierra solo cuando ninguna devolución espera ya un abono; un lote todo en depósito se cierra al confirmarlo.
Reclamar. En firme, una devolución enviada y sin abono se marca a los 15 días, contados desde el último envío o reclamación. La señal no se aplica al depósito, que no espera abono, ni a lo que aún no has enviado, que lo tienes en Por enviar. Reclamar (o Reclamar abono a su proveedor, en el lote) se anota, sin envío automático: no sale ningún mensaje hacia el proveedor, así que se lo pides tú por tu canal.
Pestañas. La lista de devoluciones tiene Todas, Por enviar (lo que aún no has enviado, también en depósito), Cerradas y Anuladas.
Contadores. Encima de las pestañas tienes el resumen del trabajo pendiente:
- Borradores abiertos: cuántos hay, lo que reservan, los lotes de liquidación abiertos y cuándo caduca la reserva más antigua.
- Pendientes de abono: el importe y las devoluciones que lo esperan, y cuántas llevan más de 15 días y a cuántos proveedores reclamar.
- Plazos que vencen en 45 días: los albaranes y las unidades devolvibles, y cuál vence primero.
- Abonado en 30 días: el importe, los abonos y el depósito liberado en ese periodo.
El abono: tres vías y una comparación
Lo que era depósito no necesita nada más, porque nunca se pagó, y la línea lo dice: «Sin abono (depósito)». Lo que era firme espera su abono. Cuando llega el del proveedor, pulsa Crear abono en la devolución y elige:
- Manual: el editor de albaranes con el abono ya dibujado desde la devolución, con el proveedor, la entidad y el contrato fijos y una línea por artículo devuelto a su coste. Revísalo, pon su número y su fecha y guárdalo.
- Fichero SINLI del proveedor: lee su ABONO y lo compara con la devolución.
- Solo número, fecha e importe: sin albarán de abono.
El editor compara el abono con la devolución: esperado, abonado y diferencia. En el móvil muestra sus tres cifras y solo los artículos que no cuadran, y Ver todos despliega el resto.
Un abono no se registra solo. Guardado el abono, vuelves a la devolución, que muestra «Esperado · En AB-… · Diferencia», y lo registras con Registrar abono AB-…, ya relleno. Algunas reglas de ese momento:
- La fecha no puede ser posterior a hoy ni anterior al día en que se confirmó la devolución.
- Un importe mayor que lo devuelto en firme con impuestos se registra y se avisa.
- Uno menor se registra, se dice la diferencia y la devolución queda cerrada.
- Si el abono de otra devolución abona también ejemplares de esta, la devolución lo dice y propone su parte.
Un abono SINLI importado desde Compras que nombra la devolución también queda enlazado a ella.
Liquidar un depósito con su lote
Si quedan unidades en depósito, Liquidar abre un lote de liquidación que revisas y confirmas, y la compra queda En liquidación hasta entonces. Así miras antes en la estantería lo que de verdad está. El camino es este:
- Pulsa Liquidar. En Compras a proveedores › Compras, en la compra o en su cabecera. El cuadro te dice, antes de hacer nada, lo que va a pasar. Si algo lo impide (una unidad que la caja está cobrando, una unidad dañada en depósito, ejemplares en otra caja de devolución o una tienda donde no puedes confirmar devoluciones), lo dice en lugar de ofrecer el botón. Un lote abierto con ejemplares de esa compra bloquea «Liquidar», y el aviso nombra el lote.
- Si no queda nada que devolver, porque es una compra en firme o un depósito ya vendido entero, el botón dice Liquidar y cerrar y la compra queda liquidada en ese momento.
- Si quedan unidades, el botón dice Abrir el lote de liquidación. eLibreria abre un lote por cada tienda que tenga ejemplares, ya lleno con ellos y con el motivo «Fin de depósito», y te lleva al de tu tienda. Las unidades retiradas a pérdidas entran también, como líneas Retirado.
- Mientras tanto, la compra no se puede modificar: el listado lo dice en la columna Liquidación y la compra muestra un aviso con el enlace a su lote. Los ejemplares del lote no se venden; los demás de la compra, sí.
- Revisa la estantería. Si falta un ejemplar, pulsa No lo encuentro: se paga al proveedor y se anota como pérdida. Si prefieres quedártelo, Me lo quedo: se paga y sigue a la venta. En una línea Retirado, No lo envío lo deja retirado y pagado. Si encuentras después un ejemplar que habías marcado, léelo con el lector y vuelve a la caja.
- Confirma. Revisar y confirmar, y el panel Al confirmar te dice qué se devuelve, qué se paga como no encontrado o porque te lo quedas y, si ves cifras, A pagar al proveedor. Con Confirmar y liquidar, las devoluciones salen con su hoja y la compra queda liquidada. Si tenía ejemplares en dos tiendas, sigue en liquidación hasta que se confirme el lote de la segunda.
Dos detalles más. Si la compra se hizo en envases, solo se devuelven envases enteros, y las sueltas que sobren pasan a ser tuyas. Y un lote de liquidación no admite libros de otras compras. Un albarán en firme no devuelve nada: Liquidar y cerrar lo cierra y sus unidades quedan registradas como liquidadas.
Deshacer: revertir o revertir y anular
Equivocarse tiene arreglo, pero cada situación tiene su gesto, y no hacen lo mismo:
| Situación | Gesto | Qué hace |
|---|---|---|
| La compra sigue En liquidación | Cancelar lote, en su lote de liquidación. | Cancela la liquidación entera: la compra vuelve a poder editarse y sus ejemplares vuelven a la venta. Si un lote de otra tienda ya se confirmó, sus devoluciones siguen confirmadas; si no, no se ha movido nada. |
| La compra está liquidada y quieres deshacer la liquidación | Revertir liquidación, en la compra. | Lo no encontrado y lo que te quedaste vuelve a contar como depósito. Las devoluciones del lote siguen confirmadas: lo que ya salió con ellas no regresa a la tienda. |
| Además, esos libros tienen que regresar a la tienda | Revertir liquidación y anular, en ⋯ Más acciones de la ficha de la devolución. | Un solo gesto que deshace la liquidación y anula la devolución. Dice antes lo que va a pasar, y la anulación es definitiva. Si algo que te quedaste ya se vendió, lo dice y no se hace. |
| Se confirmó por error una devolución | Anular devolución, en ⋯ Más acciones, mientras no tenga abono registrado ni un abono enlazado sin registrar. | Las unidades vuelven a las ubicaciones de las que salieron. |
Mientras la liquidación espera otro lote, el mismo menú de la devolución ofrece Cancelar liquidación y anular.
Dos consecuencias que conviene recordar. Un albarán liquidado ya no admite devoluciones: para devolver un ejemplar en firme de ese albarán, deshaz antes la liquidación con Revertir liquidación. Y una compra que se liquidó alguna vez ya no se puede borrar, aunque se revierta: la liquidación forma parte de su historia.
Quién ve cifras
Preparar una caja y decidir sobre dinero no tienen por qué ser la misma persona. Eso lo marca un permiso, Ve cifras y confirma devoluciones, en la ficha del empleado.
Sin él, se escanea y se revisa un lote sin ver descuentos, costes ni importes. Y no se confirma, ni se registra un abono, ni se reclama, ni se exporta el CSV, ni se abre un lote de liquidación. La hoja impresa, que es el documento del proveedor, sale con sus importes.
Dónde seguir en el manual
Cada paso está en el manual con todo su detalle:
- Qué manera usar en cada caso.
- Un lote de devolución, paso a paso, con revisar y confirmar y el permiso de cifras.
- Seguimiento: enviar, reclamar, pestañas y contadores.
- Descargar el fichero SINLI y una devolución y su abono.
- Liquidar una compra en depósito y revertir la liquidación.
Si lo que te interesa es el depósito de principio a fin, desde el contrato, lo contamos en Depósito editorial: cómo liquidar, revertir y devolver lo que no vendes.